Human-in-the-Loop und Human-in-the-Lead erklärt

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) liest eingehende Unterlagen aus, ordnet sie einem Vorgang zu und bereitet die weitere Bearbeitung vor. Das betrifft E-Mails, Anträge, Rechnungen, Gutachten oder Nachweise. Jedes Ergebnis ist mit einer Konfidenz verbunden: einem Wert, der angibt, wie sicher sich das System bei einer Erkennung ist. Human-in-the-Loop legt fest, was mit diesem Wert passiert. Liegt ein Ergebnis über der Schwelle, die Sie definiert haben, wird es kontrolliert weiterverarbeitet. Liegt es darunter oder weicht der Vorgang von bekannten Mustern ab, wird er Ihrem Team zur Prüfung angezeigt. Ihre Fachleute sehen dann gezielt die Fälle, bei denen ihr Wissen, ihre Erfahrung oder eine Freigabe gebraucht wird. Damit ist Human-in-the-Loop ein fester Teil der Qualitätssicherung. Ihr Team prüft weniger Routine und mehr Fälle, die wirklich eine fachliche Einschätzung verlangen.

Ob ein Vorgang automatisch weiterläuft oder geprüft wird, entscheiden die Regeln, die Sie hinterlegen. Typische Anlässe für eine Prüfung sind:

• Die Konfidenz liegt unter einem Schwellenwert. Ein Feld wurde nicht sicher genug erkannt, zum Beispiel eine schlecht lesbare Kontonummer.

• Informationen fehlen. Eine Unterlage, die für den Vorgang nötig ist, liegt noch nicht vor.

• Angaben sind widersprüchlich. Der Betrag in der Rechnung passt nicht zum Betrag im Antrag.

• Ein Vorgang weicht von bekannten Mustern ab. Ein neuer Dokumenttyp taucht auf oder ein Fall verläuft ungewöhnlich.

• Eine fachliche Entscheidung ist erforderlich. Die Bewertung bleibt bei Ihrem Team.

• Eine regulatorische Freigabe ist vorgeschrieben. Bestimmte Schritte brauchen eine dokumentierte menschliche Bestätigung.

• Eine Aktion hat ein erhöhtes Risiko. Zum Beispiel eine Übergabe an ein Fachsystem mit finanziellen Folgen.

Für jeden dieser Fälle lässt sich ein konkreter Prozessschritt hinterlegen: eine Rückfrage formulieren, fehlende Unterlagen anfordern, eine Abweichung zur Prüfung kennzeichnen oder den Vorgang an die zuständige Stelle übergeben. Diese kontextbezogenen Vorschläge werden oft als Next Best Action bezeichnet. Ihr Team bekommt damit eine nachvollziehbare Grundlage für die Entscheidung und muss die Ausgangslage nicht erst selbst zusammensuchen.

Beide Begriffe klingen ähnlich und beschreiben zwei Ebenen der Kontrolle.

Human-in-the-Lead bedeutet: Sie bestimmen den Automatisierungsgrad. Human-in-the-Loop bedeutet: Ihr Team ist an den Stellen eingebunden, die Sie dafür vorgesehen haben. Die fachliche und rechtliche Entscheidung bleibt in beiden Fällen bei Ihnen.

Viele Teams befürchten, dass menschliche Prüfpunkte die Automatisierung ausbremsen. In der Praxis entsteht der Zeitgewinn gerade dadurch, dass die Prüfung gezielt erfolgt.

Ohne klare Schwellen müsste Ihr Team im Zweifel jedes Ergebnis kontrollieren, weil niemand weiß, welchem Ergebnis es vertrauen kann. Mit klaren Schwellen trennt die Plattform sichere Routinefälle von prüfbedürftigen Vorgängen. Standardfälle können automatisiert verarbeitet werden. Ihr Team konzentriert sich auf Ausnahmen und fachlich anspruchsvolle Entscheidungen.

Dazu kommt: Die Schwellen sind kein fester Wert für alle Zeiten. Ihre Fachabteilung kann sie je nach Berechtigung selbst anpassen, Validierungen ergänzen und Ausnahmebehandlungen konfigurieren. Läuft ein Dokumenttyp stabil, kann der Automatisierungsgrad schrittweise steigen. Sie starten vorsichtig und erhöhen das Tempo, sobald die Ergebnisse es erlauben.

Eine hohe Dunkelverarbeitungsquote, also der Anteil der Vorgänge ohne manuelle Prüfung, ist dabei kein Selbstzweck. Sie muss zu Ihrer Qualität, Ihrem Risiko und Ihrem Prozess passen.

Die Schwelle legt jedes Unternehmen selbst fest. Ein Beispiel: Sie entscheiden, dass ein ausgelesenes Feld ab einer Konfidenz von 97 Prozent ohne Prüfung weiterlaufen darf.

• Die IBAN in einer Rechnung wird mit 98 Prozent erkannt. Sie liegt über Ihrer Schwelle und wird direkt an das Fachsystem übergeben.

• Die IBAN in einem handschriftlich ergänzten Formular wird mit 82 Prozent erkannt. Sie liegt darunter und erscheint bei Ihrem Team, zusammen mit der Fundstelle im Dokument. Eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter bestätigt oder korrigiert den Wert in wenigen Sekunden.

Die Ansprüche an die Qualität steigen. Wo früher 95 Prozent als Freigabeschwelle üblich waren, ist vielleicht heute der Wunsch an 99 Prozent heranzukommen. Höhere Schwellen bedeuten mehr Sicherheit. Damit dabei nicht mehr Vorgänge beim Team landen, muss die Erkennung mitwachsen.

Dafür braucht es gezieltes Training, vor allem mit den Dokumenten, die schwer zu lesen sind:

• Handschrift, etwa ergänzte Formulare, Notizen oder Unterschriftenfelder mit Zusätzen

• Streichungen und Korrekturen, bei denen der gültige Wert erst erkannt werden muss

• Alte oder schlecht erhaltene Dokumente, verblasste Kopien, Faxe oder Archivbestände, die selbst für Menschen kaum lesbar sind

Gerade diese Fälle landen anfangs häufig im Human-in-the-Loop. Jede Prüfung durch Ihr Team zeigt dabei, wo die Erkennung noch nachgeschärft werden muss. So entsteht Schritt für Schritt eine Verarbeitung, die auch höhere Schwellen zuverlässig erreicht.

Mit einem Kreditantrag gehen Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Steuerunterlagen und ergänzende Nachweise ein. Die Plattform ordnet die Unterlagen dem Antrag zu, liest die relevanten Werte aus und gleicht sie mit Kunden- und Antragsdaten ab. Sind alle Angaben vollständig und plausibel, entsteht eine nachvollziehbare Prüfgrundlage. Fehlt ein Jahresabschluss oder weicht ein Wert ab, sieht Ihr Team den Vorgang mit dem Hinweis, was fehlt, und kann die fehlende Unterlage direkt anfordern. Die Kreditentscheidung trifft weiterhin Ihr Team.

Schadenmeldungen, Rechnungen, Gutachten, Bilder und juristische Schreiben treffen über verschiedene Kanäle ein. Die Plattform erkennt Dokumenttyp und Geschäftsvorfall, ordnet die Unterlagen dem Schaden zu und prüft die Vollständigkeit. Eindeutige Unterlagen werden an das Schadensystem übergeben. Ein Gutachten mit einer unklaren Summe oder ein bisher unbekannter Dokumenttyp geht an die Sachbearbeiterin oder den Sachbearbeiter, zusammen mit der Fundstelle. Über die Deckung entscheidet Ihr Team.

Der Ablauf dahinter ist in beiden Fällen derselbe:

1. Ein Dokument oder eine E-Mail geht ein.

2. Dokumenttyp und Geschäftsvorfall werden erkannt.

3. Relevante Informationen werden ausgelesen.

4. Die Daten werden mit Stamm- oder Vorgangsdaten abgeglichen.

5. Vollständigkeit und Plausibilität werden geprüft.

6. Sichere Ergebnisse werden kontrolliert weiterverarbeitet.

7. Unsichere oder abweichende Ergebnisse werden Ihrem Team angezeigt.

8. Freigegebene Informationen werden an das Zielsystem übergeben.

Schritt 7 ist der Human-in-the-Loop. Er sorgt dafür, dass in Schritt 8 nur Informationen ankommen, die geprüft sind, automatisch oder durch Ihr Team.

Wenn Sie Anbieter für dokumentenbasierte Prozessautomatisierung vergleichen, helfen diese Fragen:

• Können Sie Konfidenzschwellen selbst festlegen, je Dokumenttyp oder je Feld? Eine einzige Schwelle für alles führt entweder zu viel Prüfaufwand oder zu viel Risiko.

• Sieht Ihr Team, warum ein Vorgang geprüft werden muss? Ein Hinweis wie "Betrag weicht vom Antrag ab" samt Fundstelle spart Suchzeit.

• Ist jede Entscheidung nachvollziehbar protokolliert, automatisch wie manuell? Regulierte Unternehmen brauchen diese Nachvollziehbarkeit, etwa mit Blick auf Anforderungen aus dem AI Act oder DORA.

• Kann Ihre Fachabteilung Regeln anpassen, ohne für jede Änderung ein Entwicklungsprojekt zu starten?

• Sind Eskalationswege und Verantwortlichkeiten definiert, damit kein Vorgang ohne Zuständigkeit liegen bleibt?
  

Auch eine sehr gute automatische Erkennung liest nicht jedes Feld sicher. Die letzten Prozentpunkte an Qualität entstehen dort, wo Ihr Team prüft, korrigiert und freigibt. Der Human-in-the-Loop schließt damit die Lücke zwischen sehr guter automatischer Erkennung und einem Ergebnis, auf das sich Ihr Fachsystem verlassen kann.