Dokumente verstehen. Wissen anwenden. Handlungsbedarf erkennen.
Bestellungen bearbeiten, statt Auftragsdaten übertragen
Ihre Auftragsbearbeitung, Ihr Einkauf und Ihre Buchhaltung erhalten täglich Bestellungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Liefernachweise und ergänzende Korrespondenz.
Bevor Ihre Mitarbeiter eine Bestellung bestätigen, einen Auftrag anlegen oder eine Rechnung freigeben können, müssen sie Dokumente öffnen, Kunden- oder Lieferantendaten erkennen, Artikel, Mengen, Preise, Lieferbedingungen und Zahlungsangaben prüfen und die Informationen in Ihre Systeme übertragen.
Buildsimple übernimmt diese wiederkehrenden Schritte. Die Plattform versteht Ihre Handelsdokumente, gleicht deren Inhalte mit Ihrem freigegebenen Unternehmenswissen und Ihren vorhandenen Auftrags-, Bestands- und Vorgangsdaten ab und bereitet den nächsten sinnvollen Schritt vor.
So erkennen Ihre Mitarbeiter früher, welche Vorgänge vollständig sind, wo Angaben fehlen oder abweichen und was als Nächstes geprüft oder weiterverarbeitet werden sollte.
Vom Dokumenteneingang zum verarbeitbaren Handelsvorgang
IHRE HERAUSFORDERUNG
Ihre Bestell- und Rechnungsverarbeitung beginnt lange vor der Freigabe
Bevor Ihre Mitarbeiter eine Bestellung bestätigen oder eine Rechnung freigeben können, müssen alle relevanten Informationen vollständig, korrekt und dem richtigen Kunden-, Lieferanten- oder Auftragsvorgang zugeordnet sein.
Eine Bestellung erreicht Sie möglicherweise als E-Mail, PDF, Fax oder Portalexport. Rechnungen kommen als PDF, XRechnung, ZUGFeRD, XML oder über weitere Austauschformate an. Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Rückfragen folgen häufig getrennt. Relevante Informationen befinden sich im Nachrichtentext, in Anlagen, in Ihren Warenwirtschafts- und ERP-Systemen oder in Ihren freigegebenen Preis-, Produkt- und Prozessvorgaben.
Ihre Mitarbeiter müssen daraus nicht nur strukturierte Daten, sondern einen verarbeitbaren Bestell- oder Rechnungsvorgang machen. Diese Arbeit ist notwendig. Sie bindet jedoch genau die Mitarbeiter, die Sie für Kundenservice, Einkauf, Disposition, Rechnungsprüfung und die Klärung von Ausnahmen benötigen.
IHR RISIKO
Wenn Ihr Auftrags- und Rechnungsvolumen wächst, sollte Ihre manuelle Arbeit nicht mitwachsen.
Steigt die Zahl Ihrer Bestellungen, Rechnungen, Lieferdokumente und Rückfragen, erhöht sich ohne Automatisierung unmittelbar der Aufwand Ihrer Mitarbeiter. Auftragsbestätigungen verzögern sich, Abweichungen werden später erkannt, Rechnungsfreigaben dauern länger und Skonto- oder Lieferfristen geraten unter Druck. Es entsteht nicht nur mehr Arbeit, sondern ein Prozess, den Sie nicht ohne zusätzliche Kapazitäten skalieren können.
BUILDSIMPLE
Ein Prozess, der die Vorarbeiten erledigt, bevor Ihre Mitarbeiter tätig werden.
Eine OCR-Lösung kann den Text Ihrer Dokumente lesen. Ein Sprachmodell kann Inhalte verstehen, bewerten und zusammenfassen. Ein Workflow kann Geschäftsvorfälle erkennen und weiterleiten. Ein Agent kann Systeme nutzen und innerhalb Ihrer Vorgaben handeln.
Dadurch erkennen Sie unvollständige Bestellungen, Preis- oder Mengenabweichungen und unklare Rechnungen früher im Prozess. Sie können schneller reagieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und Fehler vermeiden, bevor sie Ihre Kunden, Lieferanten oder nachgelagerten Abläufe erreichen.
Ihr Fachbereich legt fest, wann Buildsimple eine Aktion vorschlägt, wann die Plattform einen Schritt für Ihre Mitarbeiter vorbereitet und welche eindeutig definierten Folgeaktionen innerhalb Ihrer freigegebenen Regeln ausgelöst werden dürfen.
Buildsimple verbindet für Sie:
eingehenden Bestellungen, Rechnungen, E-Mails und Lieferdokumente
Ihr freigegebenes Unternehmenswissen, zum Beispiel Produktinformationen, Preislisten, Konditionen, Arbeitsanweisungen und Prozessvorgaben
Ihre vorhandenen Kunden-, Lieferanten-, Auftrags-, Bestands-, Wareneingangs- und Rechnungsdaten
Ihre fachlichen Prüf-, Freigabe- und Eskalationsregeln
konfigurierbare Konfidenzschwellen und gezielte Prüfungen durch Ihre Mitarbeiter
Ihre bestehenden ERP-, Warenwirtschafts-, Shop-, DMS-, Workflow- und Finanzsysteme
logische nächste Schritte für Ihre Mitarbeiter und Ihre Systeme
Ihre zukünftige Bestell- und Rechnungsverarbeitung
Bestellungen automatisch erfassen und zuordnen
Buildsimple erkennt Ihre Bestellungen über unterschiedliche Eingangskanäle, klassifiziert die Dokumente und extrahiert Informationen wie Kunden- und Bestellnummern, Artikel, Mengen, Preise, Lieferadressen und gewünschte Termine.
Die Plattform führt Informationen aus E-Mails und Anlagen zu einem Auftragsvorgang zusammen und gleicht sie mit Ihren freigegebenen Produkt-, Kunden-, Preis- und Auftragsdaten ab. Bei fehlenden, unplausiblen oder widersprüchlichen Angaben wird der Vorgang gezielt einem Ihrer Mitarbeiter zur Prüfung vorgelegt.
Rechnungen und E-Rechnungen einheitlich verarbeiten
Mit Buildsimple verarbeiten Sie PDF-Rechnungen, XRechnungen, ZUGFeRD-Dateien, XML-Daten und weitere Formate in einem gemeinsamen Prozess. Die Plattform erkennt das Format früh, macht strukturierte Inhalte für Ihre Mitarbeiter nutzbar, prüft Pflichtangaben und bereitet den Abgleich mit Kreditoren-, Bestell-, Vertrags- und Wareneingangsdaten vor.
Handels- und Produktwissen
Artikelstammdaten, Sortimente, Preislisten, Konditionen, Verpackungseinheiten und Produktinformationen schaffen die fachliche Grundlage für Ihre Prüfung.
Prozesswissen
Arbeitsanweisungen, Bestell- und Rechnungsprüfungen sowie freigegebene Freigabe- und Eskalationsregeln zeigen, wie Ihr Vorgang weiterbearbeitet werden soll.
Vorgangs- und Bestandswissen
Kunden- und Lieferantendaten, Verkaufs- und Einkaufsaufträge, Wareneingänge, Bestandsinformationen, Verträge und frühere Korrespondenz schaffen den notwendigen Kontext.
Nachvollziehbare Einordnung
Ihre Mitarbeiter sehen, welche Informationen zusammengeführt wurden und auf welchen Dokumentstellen oder freigegebenen Daten ein Ergebnis basiert.
Buildsimple bereitet damit keine eigenständige Rechnungsfreigabe oder Zahlung vor. Die Plattform stellt prüfbare Informationen für Ihre Mitarbeiter zusammen und übergibt freigegebene Ergebnisse an Ihre Zielsysteme. Ihre kaufmännische Verantwortung und Ihre definierten Freigaben bleiben bestehen.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Wie erkennen Sie früher, welche Unterlagen bei Bestellung, Lieferung oder Retoure fehlen?
Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Reklamationen und Retouren gehen über verschiedene Kanäle ein.
Wir zeigen Ihnen, wie Buildsimple die Unterlagen dem passenden Vorgang zuordnet, Angaben mit Bestell-, Kunden- und Produktdaten abgleicht und fehlende oder abweichende Informationen sichtbar macht. So können Ihre Mitarbeitenden den nächsten Schritt in Einkauf, Warenwirtschaft, Kundenservice oder Buchhaltung schneller vorbereiten.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
FAQ
Wie gelangen Bestellungen, Rechnungen und Reklamationen schneller in den richtigen Prozess?
Bestellunterlagen, Lieferscheine, Rechnungen, Retouren und Kundenanfragen kommen über verschiedene Kanäle und in unterschiedlichen Formaten an. Hier beantworten wir Fragen dazu, wie Buildsimple Informationen erkennt, Vorgängen zuordnet, Abweichungen sichtbar macht und die Übergabe an Warenwirtschaft, Kundenservice und Finanzsysteme vorbereitet.
Intelligente Dokumentenverarbeitung, auch Intelligent Document Processing oder IDP genannt, verbindet Dokumentenerkennung, künstliche Intelligenz, fachliche Regeln, Unternehmenswissen und Prozessautomatisierung. So können Sie Bestellungen, Rechnungen und weitere Handelsdokumente nicht nur auslesen, sondern kontrolliert in Ihre Geschäftsprozesse überführen.
Sie können strukturierte, teilstrukturierte und unstrukturierte Dokumente verarbeiten. Dazu gehören Bestellungen, Rechnungen, XRechnungen, ZUGFeRD-Dateien, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Liefernachweise, Gutschriften, Retourenunterlagen, Produktinformationen, E-Mails und Anlagen.
Buildsimple erkennt eingehende Bestellungen, extrahiert relevante Auftragsdaten und gleicht sie mit Ihren freigegebenen Kunden-, Produkt-, Preis- und Auftragsinformationen ab. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden gezielt zur Prüfung vorgelegt. Freigegebene Ergebnisse können an Ihre ERP-, Warenwirtschafts- oder Auftragssysteme übergeben werden.
Buildsimple erkennt unterschiedliche Rechnungsformate früh, verarbeitet strukturierte Daten aus XRechnung, ZUGFeRD und XML und bezieht auch PDF-Rechnungen in denselben Prozess ein. Die Plattform kann Pflichtangaben prüfen, Zahlungsbedingungen interpretieren, Kreditoren zuordnen und Daten mit Bestellungen, Verträgen oder Wareneingängen abgleichen.
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung.
Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Die allgemeine Übergangsfrist läuft bis zum Ende des Jahres 2026. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro und für bestimmte EDI-Verfahren verlängert sie sich bis zum Ende des Jahres 2027. Gesetzliche Ausnahmen und der konkrete Geschäftsvorfall sind zusätzlich zu prüfen.
Ja. Ihr Fachbereich kann Dokumenttypen, relevante Informationen, Regeln, Prüfungen, Konfidenzschwellen und Ausnahmebehandlungen in der Plattform konfigurieren. Ihre IT-Abteilung bleibt für Integrationen und technische Governance eingebunden.
Buildsimple bewertet Ergebnisse mit Konfidenzwerten und fachlichen Prüfregeln. Unterschreitet ein Ergebnis den von Ihrem Fachbereich festgelegten Schwellenwert oder erkennt die Plattform eine Abweichung, wird der Vorgang gezielt einem Ihrer Mitarbeiter zur Prüfung vorgelegt.
Ja. Je nach technischer und fachlicher Freigabe kann Buildsimple Dokumentinhalte mit Kunden- und Lieferantenstammdaten, Produktinformationen, Preislisten, Bestellungen, Verträgen, Wareneingängen und vorhandenen Vorgangsdaten abgleichen. Ihre Mitarbeiter erkennen dadurch früher, welche Angaben fehlen oder voneinander abweichen.
Buildsimple ist für die Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft ausgelegt und kann über sichere REST-APIs an ERP-, Warenwirtschafts-, Shop-, Marktplatz-, DMS-, Workflow-, Archiv- und Finanzsysteme angebunden werden. Die konkrete Integration richtet sich nach Ihrer Architektur und den benötigten Übergabepunkten.
Nein. Sie können weitere Dokumenttypen und Prozesse auf derselben Plattform und innerhalb Ihrer bestehenden Pipelines ergänzen. Der Aufwand richtet sich nach Dokumentenvarianz, fachlichen Regeln und gewünschter Automatisierungstiefe.