Dokumente verstehen. Wissen anwenden. Handlungsbedarf erkennen.
Ihren Posteingang automatisieren, statt ihn manuell zu sortieren.
Ihre Kommunalverwaltung, Landes- oder Bundesbehörde erhält täglich Anträge, Änderungsmitteilungen, Nachweise, Widersprüche, E-Mails und ergänzende Unterlagen über Portale, Fachverfahren, Postfächer und Papier.
Bevor Ihre Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter einen Vorgang fachlich prüfen können, müssen sie Dokumente öffnen, Aktenzeichen suchen, Unterlagen dem bestehenden Vorgang zuordnen, neue und bisherige Angaben vergleichen und erkennen, welche Informationen oder Nachweise noch fehlen. Bei Änderungsanträgen wiederholt sich dieser Aufwand besonders häufig.
Buildsimple übernimmt diese wiederkehrenden Schritte. Die Plattform versteht Ihre Verwaltungsdokumente, gleicht deren Inhalte mit Ihrem freigegebenen Fachwissen, Ihren Fachverfahren und Vorgangsdaten ab und bereitet den nächsten sinnvollen Schritt vor.
So erkennen Ihre Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter früher, was sich geändert hat, was geprüft werden muss und was als Nächstes passieren sollte.
Vom Posteingang zum automatisierten Fachverfahren
HERAUSFORDERUNG
Die Bearbeitung Ihrer Vorgänge beginnt lange vor der fachlichen Entscheidung
Bevor Ihre Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter einen Antrag oder eine Änderung bewerten können, müssen alle eingegangenen Informationen korrekt dem bestehenden Vorgang und der zugehörigen Akte zugeordnet sein.
Ein Information erreicht Sie möglicherweise über ein Online-Portal, Ihr Fachverfahren, als E-Mail mit mehreren Anhängen, als eingescanntes Formular oder als formloses Schreiben. Besonders bei Änderungsanträgen kann es um geänderte Stammdaten, Bankverbindungen, Einkommens- oder Familienverhältnisse, Fristen oder Projektdaten gehen. Weitere Nachweise werden später oder über andere Kanäle eingereicht. Relevante Informationen befinden sich im Nachrichtentext, in Anlagen, in Ihrer E-Akte, Ihrem Fachverfahren oder in freigegebenen Arbeitsanweisungen.
Sie müssen daraus einen strukturiert und prüffähig vorbereiteten Verwaltungsvorgang machen. Diese Arbeit ist notwendig. Sie bindet jedoch genau die Fachkräfte, deren Wissen Sie für Ausnahmen, Ermessensfragen und die Kommunikation mit Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen benötigen.
RISIKO
Wenn Ihr Posteingang wächst, sollte die manuelle Arbeit nicht mitwachsen
Steigt die Zahl Ihrer Anträge, Änderungsmitteilungen, Nachreichungen und Rückfragen, erhöht sich ohne Automatisierung unmittelbar der Aufwand Ihrer Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter. Der Posteingang nimmt zu, und damit Rückfragen, Liegezeiten und uneinheitliche Bearbeitungsstände – während laufende Digitalisierungsprogramme wie OZG 2.0, die Registermodernisierung oder das Once-Only-Prinzip zusätzlichen Anschlussdruck erzeugen, dem ein rein manueller Prozess kaum standhält.
BUILDSIMPLE
Ein Prozess, der Informationen einordnet, bevor Sie tätig werden
Eine OCR-Lösung kann den Text Ihrer Dokumente lesen. Ein Sprachmodell kann Inhalte verstehen, bewerten und zusammenfassen. Ein Workflow kann Geschäftsvorfälle erkennen und weiterleiten. Ein Agent kann freigegebene Systeme nutzen und definierte Aktionen ausführen.
Dadurch erkennen Sie Änderungen, fehlende Angaben und widersprüchliche Informationen früher im Prozess. Sie können gezielter reagieren, Liegezeiten reduzieren und die Bearbeitung beschleunigen.
Ihr Fachbereich legt fest, wann Buildsimple eine Aktion vorschlägt, wann die Plattform eine Aktion vorbereitet und welche eindeutig definierten Folgeaktionen innerhalb Ihrer freigegebenen Regeln ausgelöst werden dürfen.
Buildsimple stellt relevante Informationen und Abweichungen zusammen. Die Plattform trifft keine eigenständige behördliche Entscheidung. Ihre fachliche und rechtliche Verantwortung sowie Ihre definierten Freigaben bleiben bestehen.
Buildsimple verbindet für Sie:
eingehende Anträge, Änderungsmitteilungen, Dokumente und E-Mails
Ihre Fachverfahren sowie Ihr freigegebenes Verwaltungswissen, zum Beispiel Leistungsbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Prozessvorgaben und Prüfkataloge
vorhandene Antrags-, Stamm-, Akten- und Vorgangsdaten
Ihre fachlichen Prüf-, Freigabe-, Zuständigkeits- und Eskalationsregeln
konfigurierbare Konfidenzschwellen und gezielte Prüfungen durch Ihre Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter
Ihre bestehenden Fachverfahren, E-Akte-, DMS-, Portal- und Workflow-Systeme
logische nächste Schritte Ihrer Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter
Ihre Daten bleiben in Ihrem Schutzkontext
Buildsimple wird standardmäßig in deutschen Rechenzentren in Frankfurt und Brandenburg betrieben. Ihre Dokumente unterliegen deutschem und europäischem Recht. Mit Buildsimple Edge lässt sich die Verarbeitung vollständig in Ihr eigenes Rechenzentrum oder Netzwerk verlagern, sodass Dokumente Ihren Schutzkontext zu keinem Zeitpunkt verlassen. Rechenintensive Aufgaben wie das Training der Modelle sowie die Pflege und Freigabe der Verarbeitungspipelines verbleiben zentral bei Buildsimple.
Die zukünftige Bearbeitung Ihres Dokumenteneingangs
Anträge und Änderungsmitteilungen automatisch erfassen und zuordnen
Buildsimple erfasst Anträge und Änderungsmitteilungen über alle Eingangskanäle und Ihre Fachverfahren. Klassifiziert Dokumente, liest Aktenzeichen und Vorgangsnummern aus und extrahiert die Angaben, die Ihre Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter für die weitere Bearbeitung benötigen.
Der Prozess vergleicht neue Informationen mit dem bestehenden Vorgang und führt Dokumente, Nachweise und Korrespondenz zu einem fachlichen Vorgang zusammen. Bei unsicheren oder widersprüchlichen Ergebnissen wird der Vorgang gezielt einer Sachbearbeiterin oder einem Sachbearbeiter zur Prüfung vorgelegt.
Verwaltungswissen und Fachverfahren anwenden
Mit Buildsimple können Sie Vorgänge mit Ihrem freigegebenen Fach-, Verfahrens- und Vorgangswissen sowie mit den Daten Ihrer Fachverfahren abgleichen.
Fach- und Leistungswissen
Leistungsbeschreibungen, Fachinformationen und Prüfkataloge unterstützen dabei, relevante Anforderungen schneller zu erfassen und weiterzuleiten.
Prozess- und Verfahrenswissen
Arbeitsanweisungen, Prozessvorgaben, Zuständigkeiten sowie freigegebene Prüf- und Eskalationsregeln zeigen, wie der Vorgang weiterbearbeitet werden soll.
Vorgangs- und Bestandswissen
Der ursprüngliche Antrag, Stammdaten aus Ihrem Fachverfahren, frühere Entscheidungen, Korrespondenz und bereits vorliegende Dokumente schaffen den notwendigen Kontext.
Nachvollziehbare Einordnung
Ihre Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sehen, welche Informationen verglichen wurden, was sich geändert hat und auf welchen Dokumentstellen ein Ergebnis basiert.
Die rechtliche und fachliche Verantwortung für die Entscheidung bleibt dabei unverändert bei Ihnen.
Wie kommt Ihre Eingangspost schneller ins richtige Fachverfahren?
Anträge, Nachweise, Änderungsmitteilungen, Widersprüche und E-Mails müssen einem Vorgang zugeordnet, auf Vollständigkeit geprüft und an die zuständige Stelle übergeben werden.
In einer Demo bilden wir einen Ihrer Abläufe vom Eingang bis zur strukturierten Übergabe in Fachverfahren oder E-Akte ab. Dabei sehen Sie, welche Schritte automatisiert vorbereitet werden können und wo die behördliche Prüfung und Freigabe bestehen bleibt.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
FAQ
Wie wird aus einem vollen Posteingang ein bearbeitbarer Vorgang?
Anträge, Nachweise, Änderungsmitteilungen, Widersprüche und E-Mails müssen erkannt, zugeordnet und für das zuständige Fachverfahren vorbereitet werden. Hier beantworten wir Fragen dazu, wie Buildsimple eingehende Unterlagen strukturiert, fehlende Informationen sichtbar macht und Sachbearbeiter bei der weiteren Prüfung unterstützt.
Intelligente Dokumentenverarbeitung, auch Intelligent Document Processing oder IDP genannt, verbindet Dokumentenerkennung, künstliche Intelligenz, fachliche Regeln, Verwaltungswissen und Prozessautomatisierung.
Sie können Ihren gesamten Dokumenteneingang verarbeiten. Dazu gehören strukturierte, teilstrukturierte und unstrukturierte Dokumente wie Anträge, Änderungsanträge, Nachweise, Bescheinigungen, Widersprüche, Beschwerden, E-Mails, Formulare, Anlagen und Exporte aus Ihren Fachverfahren, zum Beispiel im Umfeld von Baugenehmigungen, BAföG, Kindergeld oder Meldeverfahren.
OCR wandelt Zeichen auf Ihren Dokumenten in Text um. Buildsimple geht darüber hinaus: Die Plattform erkennt Dokumenttypen, extrahiert fachlich relevante Informationen, berücksichtigt Layout und Zusammenhänge, gleicht Ergebnisse mit freigegebenem Wissen ab und überführt sie in einen steuerbaren Vorgang.
Buildsimple kann geänderte Angaben erkennen, dem bestehenden Vorgang zuordnen und neue Informationen mit bereits vorhandenen Daten vergleichen. Auf Basis Ihrer freigegebenen Vorgaben kann die Plattform fehlende erwartete Angaben oder Unterlagen erkennen und den nächsten Bearbeitungsschritt vorbereiten. Unsichere oder widersprüchliche Ergebnisse werden gezielt einer Sachbearbeiterin oder einem Sachbearbeiter vorgelegt.
Ja. Buildsimple wurde für die Anbindung an bestehende Fachverfahren entwickelt, etwa im Meldewesen, bei der Kfz-Zulassung, im Baugenehmigungsverfahren oder bei Sozialleistungen, und lässt sich darüber hinaus an Ihre E-Akte, Ihr DMS, Ihre Portale und Workflow-Systeme anbinden. Die Anbindung erfolgt über sichere REST-APIs oder etablierte Schnittstellenstandards wie FIT-Connect und richtet sich nach Ihrer Architektur und den benötigten Übergabepunkten.
Buildsimple unterstützt Sie dabei, Informationen aus unterschiedlichen Kanälen und Fachverfahren so zusammenzuführen, dass Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sie im Sinne des Once-Only-Prinzips nicht erneut einreichen müssen. Die Plattform ergänzt laufende Digitalisierungsvorhaben im Rahmen von OZG 2.0 und EfA-Diensten um die strukturierte Verarbeitung eingehender Dokumente.
Je nach technischer und fachlicher Freigabe können Sie beispielsweise Leistungsbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Prozessvorgaben, Prüfkataloge sowie vorhandene Antrags-, Akten- und Vorgangsdaten einbinden.
Ja. Ihr Fachbereich kann Dokumenttypen, relevante Informationen, Regeln, Prüfungen, Konfidenzschwellen und Ausnahmebehandlungen in der Plattform konfigurieren. Ihre IT-Abteilung bleibt für Integrationen und technische Governance eingebunden.
Buildsimple bewertet Ihre Ergebnisse mit Konfidenzwerten. Unterschreitet ein Ergebnis den von Ihrem Fachbereich festgelegten Schwellenwert oder erkennt die Plattform einen Widerspruch, wird der Vorgang gezielt einer Sachbearbeiterin oder einem Sachbearbeiter zur Prüfung vorgelegt.
Buildsimple kann definierte Folgeaktionen innerhalb Ihrer freigegebenen Regeln vorbereiten oder auslösen. Ihr Fachbereich legt fest, welche Aktionen nur vorgeschlagen werden, welche vorbereitet werden und welche eindeutig definierten Schritte automatisch erfolgen dürfen.
Buildsimple kann Antworten, Zusammenfassungen und Empfehlungen mit Quellen und Fundstellen aus Ihren zugrunde liegenden Dokumenten verbinden. Dadurch erkennen Ihre Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, worauf ein Ergebnis basiert.
Nein. Sie können weitere Dokumenttypen und Verwaltungsleistungen auf derselben Plattform und innerhalb Ihrer bestehenden Pipelines ergänzen. Der Aufwand richtet sich nach Dokumentenvarianz, fachlichen Regeln und gewünschter Automatisierungstiefe.
Buildsimple wird standardmäßig in deutschen Rechenzentren in Frankfurt und Brandenburg betrieben. Mit Buildsimple Edge können Sie die Verarbeitung zusätzlich vollständig in Ihr eigenes Rechenzentrum oder Netzwerk verlagern, sodass Dokumente Ihren Schutzkontext nie verlassen. Buildsimple verfügt über umfangreiche Zertifizierungen und wird besonders in regulierten Branchen eingesetzt.
Buildsimple kann sensible Informationen in Ihren Dokumenten erkennen und für definierte Prozesse anonymisieren. Welche Daten verarbeitet, ausgeblendet oder weitergegeben werden dürfen, legen Sie im Rahmen Ihrer fachlichen, datenschutzrechtlichen und technischen Vorgaben fest.