E-Rechnungspflicht:
Machen Sie aus der Pflicht einen automatisierten Prozess
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Rechnung, die ankommt, aber nicht automatisch geprüft, zugeordnet und weitergegeben wird, bleibt manuelle Arbeit. Wenn Sie die E-Rechnungspflicht ohnehin umsetzen müssen, ist jetzt der richtige Moment, den gesamten Rechnungseingang mitzudenken.
Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen nutzen. Für Rechnungsaussteller mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. EDI-Verfahren, die die E-Rechnungsanforderungen noch nicht erfüllen, können ebenfalls bis Ende 2027 genutzt werden. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen verpflichtend. Mit 2027 und 2028 steigt vor allem die Menge strukturierter Rechnungen. Gleichzeitig laufen PDF, XML, ZUGFeRD, Anhänge, Lastschriftbelege und sonstige Dokumente weiter parallel durch den Posteingang.
Wenn Sie sehen möchten wo Sie gerade stehen und wie Ihr neuer Prozess aussehen könnte, dann laden Sie sich hier kostenfrei unseren kostenlosen Praxisleitfaden runter.
Was gilt wann?
Viele Unternehmen haben seit 2025 den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet.
Die nächsten Schritte betreffen vor allem die Menge und Vielfalt der strukturierten Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen ankommen werden.
Zeitpunkt
Einordnung
Was Sie praktisch prüfen sollten
Seit 2025: Empfang sicherstellen
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach kann für den Empfang bereits genügen. Eine einfache PDF-Datei gilt seit 2025 jedoch nicht mehr als E-Rechnung, weil ihr das strukturierte elektronische Format fehlt.
Können E-Rechnungen bei Ihnen nicht nur ankommen, sondern auch lesbar, prüfbar und weiterverarbeitbar gemacht werden?
Ab 2027: Ausstellung wird für viele Unternehmen konkreter
Die allgemeine Übergangsfrist endet mit Ablauf 2026. Ab 2027 können Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz die allgemeine Übergangsregelung nicht mehr nutzen, sofern keine Ausnahme greift.
Ist Ihr Rechnungseingang darauf vorbereitet, dass mehr XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen und XML-Daten ankommen?
Ab 2028: Weitere Übergangsfristen enden
Für kleinere Rechnungsaussteller und bestimmte EDI-Verfahren endet die verlängerte Übergangsfrist mit Ablauf 2027. Danach wird die E-Rechnung bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen breiter verpflichtend.
Kann Ihr Rechnungseingang unterschiedliche Formate einheitlich verarbeiten und weitere Automatisierung ermöglichen?
Was gilt wann?
Viele Unternehmen haben seit 2025 den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet.
Die nächsten Schritte betreffen vor allem die Menge und Vielfalt der strukturierten Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen ankommen werden.
Zeitpunkt
Seit 2025: Empfang sicherstellen
Einordnung
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach kann für den Empfang bereits genügen. Eine einfache PDF-Datei gilt seit 2025 jedoch nicht mehr als E-Rechnung, weil ihr das strukturierte elektronische Format fehlt.
Was Sie praktisch prüfen sollten
Können E-Rechnungen bei Ihnen nicht nur ankommen, sondern auch lesbar, prüfbar und weiterverarbeitbar gemacht werden?
Zeitpunkt
Ab 2027: Ausstellung wird für viele Unternehmen konkreter
Einordnung
Die allgemeine Übergangsfrist endet mit Ablauf 2026. Ab 2027 können Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz die allgemeine Übergangsregelung nicht mehr nutzen, sofern keine Ausnahme greift.
Was Sie praktisch prüfen sollten
Ist Ihr Rechnungseingang darauf vorbereitet, dass mehr XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen und XML-Daten ankommen?
Zeitpunkt
Ab 2028: Weitere Übergangsfristen enden
Einordnung
Für kleinere Rechnungsaussteller und bestimmte EDI-Verfahren endet die verlängerte Übergangsfrist mit Ablauf 2027. Danach wird die E-Rechnung bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen breiter verpflichtend.
Was Sie praktisch prüfen sollten
Kann Ihr Rechnungseingang unterschiedliche Formate einheitlich verarbeiten und weitere Automatisierung ermöglichen?
Quellen: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
E-Rechnung im Format-Check
Die wichtigsten E-Rechnungsformate auf einen Blick und was Ihr System können muss.
PDF-Rechnung:
Eine PDF-Rechnung ist für Menschen lesbar. Für Ihr System muss sie erst strukturiert und zugeordnet werden. Ein Beispiel: Aus „sofort zahlbar ohne Abzug“ muss eine konkrete Zahlungsbedingung werden.
- Werden PDF-Rechnungen automatisch erkannt?
- Werden Zahlungsbedingungen, Kreditoren und Bestelldaten zuverlässig zugeordnet?
- Kommen die Daten einheitlich in ERP, Finanzbuchhaltung, DMS/ECM, Archiv, Workflow und Zahlungsverkehr an?
XRechnung:
Eine XRechnung enthält strukturierte XML-Daten. Trotzdem braucht die Fachabteilung eine lesbare Darstellung und das System eine saubere Übersetzung in die eigene Prozesslogik.
- Werden XML-Daten lesbar dargestellt?
- Werden Pflichtfelder und Plausibilität geprüft?
- Werden Zahlungsbedingungen, Kreditoren und Bestellungen richtig zugeordnet?
ZUGFeRD:
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein PDF, enthält aber eingebettete XML-Daten. Sie sollte früh erkannt und direkt passend verarbeitet werden.
- Wird ZUGFeRD automatisch erkannt?
- Wird der strukturierte XML-Teil verarbeitet?
- Wird die Rechnung direkt in den passenden Prozess geroutet?
- Stimmen PDF und XML überein?
Weitere und internationale Formate:
EDI, Factur-X, FatturaPA und andere internationale Formate zeigen, dass der Rechnungseingang nicht bei einem deutschen Standard endet. Für international aktive Unternehmen lohnt es sich, diese Formate direkt mitzudenken.
- Werden internationale Formate erkannt?
- Werden länderspezifische Informationen in Ihre Prozesslogik übersetzt?
- Entsteht ein einheitliches Ergebnis für Ihre Zielsysteme?
Weitere Hintergründe zur digitalen Rechnungsverarbeitung finden Sie bei ISR Information Products AG ↗
Readiness-Check
Sie wollen wissen, wo Sie stehen und welche nächsten Schritte sinnvoll sind?
Unsere Checkliste unterstützt Sie dabei, Ihre Situation strukturiert zu bewerten und die Themen zu identifizieren,
die für das weitere Vorgehen wichtig sind.
- Wo entstehen heute Rückfragen oder manuelle Nacharbeiten?
- Welche Zahlungsbedingungen müssen interpretiert werden?
- Welche Daten müssen mit Stammdaten, Bestellungen oder Verträgen abgeglichen werden?
- Welche Systeme brauchen ein verlässliches Ergebnis?
- Welche weiteren Dokumentarten könnten später ebenfalls automatisiert werden?
Wie Buildsimple Sie Schritt für Schritt unterstützt
Buildsimple betrachtet den Rechnungseingang als Prozess. Ihre Rechnungen und Belege können in eine gemeinsame Pipeline laufen. Dort wird früh erkannt, ob eine E-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung vorliegt. Diese Dokumente können direkt in die passende Verarbeitung geroutet werden, statt unnötig durch Trennung und Klassifikation zu laufen.
- Frühe Formaterkennung
- Routing von E-Rechnungen und ZUGFeRD
- Verarbeitung von PDF und XML
- Interpretation von Zahlungsbedingungen
- Abgleich mit Kreditorenstammdaten
- Abgleich mit Bestell-, Vertrags- und Wareneingangsdaten
- Monitoring und Fehlerhandling
- Manueller Prüfung bei unklaren Fällen
So entsteht ein einheitlicher Prozess für Ihre Rechnungsverarbeitung. Sie starten beim Rechnungseingang und können später weitere Dokumentarten und Teile des Posteingangs anschließen.
Wie Buildsimple Sie Schritt für Schritt unterstützt
Buildsimple betrachtet den Rechnungseingang als Prozess. Ihre Rechnungen und Belege können in eine gemeinsame Pipeline laufen. Dort wird früh erkannt, ob eine E-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung vorliegt. Diese Dokumente können direkt in die passende Verarbeitung geroutet werden, statt unnötig durch Trennung und Klassifikation zu laufen.
- Frühe Formaterkennung
- Routing von E-Rechnungen und ZUGFeRD
- Verarbeitung von PDF und XML
- Interpretation von Zahlungsbedingungen
- Abgleich mit Kreditorenstammdaten
- Abgleich mit Bestell-, Vertrags- und Wareneingangsdaten
- Monitoring und Fehlerhandling
- Manueller Prüfung bei unklaren Fällen
So entsteht ein einheitlicher Prozess für Ihre Rechnungsverarbeitung. Sie starten beim Rechnungseingang und können später weitere Dokumentarten und Teile des Posteingangs anschließen.
Der letzte Schritt
Sie möchten wissen, wie sich Ihr Rechnungseingang automatisieren lässt?
Im E-Rechnungs-Check schauen wir gemeinsam auf 3–5 typische Beispiele aus Ihrem Rechnungseingang. Anhand Ihrer Formate, Rechnungsarten und Ausnahmen zeigen wir, welche Vorgänge automatisiert erkannt, geprüft, zugeordnet und in den nächsten Prozessschritt überführt werden können.
Dabei wird sichtbar, wo Informationen fehlen, welche Fälle eine manuelle Prüfung brauchen und wie Buildsimple Ihren Eingangsrechnungsprozess beschleunigen kann. Konkret an Ihren Beispielen, nicht abstrakt.
Bringen Sie dafür einfach 3–5 typische Eingangsrechnungen mit: zum Beispiel E-Rechnungen, ZUGFeRD, XML, PDF oder Fälle mit unklaren Angaben.
Sabrina Terbille
Sales
Martin Jarosch
Sales