5 Vorteile von Software- Automatisierung für Mitarbeiter

Mai 15, 2024
IDP-Plattform
Marius Gotschol

Demografischer Wandel und Fachkräftemangel: Bis 2036 gehen 30% (12,9 Millionen) aller in Deutschland Erwerbstätigen in Rente.

Der demografische Wandel und der drohende Fachkräftemangel bis zum Jahr 2036 erfordern ein Umdenken in Unternehmen. Jährlich werden in Deutschland schätzungsweise 32 Milliarden Papierrechnungen versendet. An Automatisierung führt kein Weg vorbei, damit Mitarbeiter nicht komplett überlastet sind. Die verstärkte Nutzung von Automatisierungstechnologien ermöglicht es, den Arbeitsaufwand zu verteilen und Mitarbeiter vor einer Überlastung zu bewahren. Indem Unternehmen auf Automatisierung setzen, können sie sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter nicht nur effizient arbeiten, sondern auch ihre Zufriedenheit und Motivation erhalten bleibt, was langfristig zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Automatisierung: Effizienter, weniger Fehler, zufriedenere Mitarbeiter?

Die Antwort lautet Ja! Automatisierung stellt einen entscheidenden Indikator für Kostensenkung und Minimierung der Fehlerhäufigkeit dar, während sie gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität erhöht. In der heutigen digitalen Wirtschaft ist Automatisierung weit mehr als nur ein technologisches Konzept – sie ist ein Indikator für die erfolgreiche Ausrichtung von Unternehmen auf Effizienz, Qualität und Mitarbeiterwohl.

Im Folgenden werden wir untersuchen, wie Automatisierung nicht nur als Werkzeug zur Optimierung von Abläufen dient, sondern auch als Antrieb für ein umfassendes Unternehmenswachstum und eine verbesserte Arbeitskultur fungieren kann.

Von der Reduzierung sich wiederholender Aufgaben bis hin zur Schaffung eines dynamischen Arbeitsumfeldes – wir werden die verschiedenen Aspekte der Automatisierung erkunden und ihre Rolle als entscheidender Faktor für den Erfolg moderner Unternehmen beleuchten.

Was bedeutet der Einsatz von Software-Automatisierung in einem Unternehmen?

Software-Automatisierung in einem Unternehmen hat einen signifikanten Einfluss auf die Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben können Unternehmen Zeit und Ressourcen einsparen, was zu einer deutlichen Steigerung der betrieblichen Effizienz führt. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung eine schnellere Durchführung von Prozessen. Beispielsweise dauern manuelle Überprüfungen eines Vertragsdokument auf mögliche Veränderungen eines Kunden länger als eine automatische Streichungserkennung, die zu 99% erfolgreich agiert.

Dies führt zu einem weiteren Aspekt, der Fehlerreduktion. Automatisierung minimiert menschliche Fehler und sorgt für eine konsistente Durchführung von Aufgaben, was die Qualität und Genauigkeit der Ergebnisse verbessert. Dies wiederum kann die Kundenzufriedenheit steigern und das Vertrauen in die Marke stärken.

Darüber hinaus ermöglicht Software-Automatisierung eine bessere Nutzung von Daten, da Unternehmen schnellere und präzisere Einblicke gewinnen können, die fundierte Entscheidungen ermöglichen.

Insgesamt trägt die Implementierung von Software-Automatisierung zu einer agileren und effektiveren Geschäftstätigkeit bei. Unternehmen können sich besser auf strategische Initiativen konzentrieren, Innovationen vorantreiben und sich an sich verändernde Marktbedingungen anpassen.

Welche Folgen werden Unternehmen auf sich nehmen müssen, wenn sie sich gegen die Automatisierung entscheiden?

In einer sich stetig wandelnden Geschäftswelt können Unternehmen, die sich gegen die Automatisierung entscheiden, das Risiko eingehen, den Anschluss zu verlieren und langfristig an Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen.

Dabei können unterschiedliche Konsequenzen auftreten:

Geringere Effizienz und Produktivität: Ohne Automatisierung bleiben Unternehmen auf manuelle Prozesse angewiesen, die oft zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Dies kann zu einer geringeren Effizienz und Produktivität führen, da Aufgaben langsamer erledigt und mehr Ressourcen benötigt werden.

Höhere Betriebskosten: Manuelle Prozesse erfordern mehr Zeit, Arbeitskräfte und Ressourcen und dementsprechend auch erhöhte Betriebskosten. Automatisierung kann diese Kosten senken, indem sie die Effizienz steigert und den Bedarf an manueller Arbeitszeit reduziert. Zudem wird die Chance verpasst, dass sich die Mitarbeiter statt mit wiederholenden Prozessen wichtigeren Aufgaben widmen können, und somit einen weiteren Beitrag zur Produktivität beitragen können.

Verpasste Chance für Innovation und Wettbewerbsfähigkeit: Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, sich schneller an Veränderungen anzupassen, Innovationen voranzutreiben und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Ohne Automatisierung riskieren Unternehmen wichtige Chancen für ihren Wachstum und Erfolg zu verpassen.

Erhöhtes Risiko für die Datenqualität: Risiken für die Datenqualität können entstehen, wenn Mitarbeiter aufgrund manueller Tätigkeiten nicht mit ihrer eigentlichen Arbeit beschäftigt sind und somit eine nicht ausreichende Datenqualität in das System gelangt. Eine schlechte Datenqualität kann wiederum zu ernsthaften Risiken führen, insbesondere in Bereichen, in denen hohe Genauigkeit von entscheidender Bedeutung ist, wie beispielsweise finanzielle Analysen. Die Automatisierung von Datenverarbeitungsprozessen kann eine entscheidende Rolle spielen, indem sie menschliche Fehler reduziert und eine konsistente Datenqualität gewährleistet.

Abnehmende Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter, die mit veralteten und ineffizienten Prozessen arbeiten müssen, können frustriert und demotiviert werden. Dies kann zu einer geringeren Mitarbeiterzufriedenheit und einer höheren Fluktuation führen, da talentierte Mitarbeiter möglicherweise nach Unternehmen suchen, die modernere Arbeitsmethoden und Technologien bieten.

IDP [Intelligent Document Processing]:

Bei der Intelligenten Dokumentenverarbeitung handelt es sich um eine Technologie, die maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz nutzt, um Informationen aus unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren, zu verarbeiten und zu verstehen.

IDP ermöglicht es Unternehmen, große Mengen an Dokumenten, wie z.B. Rechnungen, Verträge oder Formulare, automatisch zu verarbeiten. Anstatt manuell durch diese Dokumente zu gehen, können IDP-Systeme Texte analysieren, relevante Daten identifizieren und in strukturierte Formate umwandeln.

Durch die Automatisierung des Dokumentenverarbeitungsprozesses können Unternehmen effizienter arbeiten, Zeit sparen und Fehler reduzieren.

IDP kann in verschiedenen Branchen und Anwendungsfällen eingesetzt werden.

5 Vorteile von Software-Automatisierung für Mitarbeiter

Fehlerminimierung und Sicherung der Datenqualität

Die Intelligente Datenverarbeitung bringt einen positiven Schub für die Datenqualität, das Vertrauen in die Prozesse und vor allem auch für die Teamarbeit. Die Fehlerminimierung und das Sicherstellen der Korrektheit von Daten stärken das Vertrauen in die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten. Zudem erleichtert die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten die Zusammenarbeit im Team, da relevante Informationen schneller und präziser zugänglich sind. Diese Verbesserungen tragen dazu bei, dass die Mitarbeiter untereinander effizienter und besser zusammenarbeiten.

Leistungsverbesserung der Mitarbeiter durch Automatisierung

Durch die Integration des „Human in the Loop“ (HitL)-Konzepts kann Automatisierung die Leistung der Mitarbeiter verbessern, anstatt sie zu ersetzen. Dieser Ansatz ermöglicht es Mitarbeitern, direkt mit automatisierten Systemen zu interagieren, während die Automatisierung repetitive oder zeitaufwändige Aufgaben übernimmt. Mitarbeiter können ihre menschlichen Fähigkeiten einsetzen, um komplexe Entscheidungen zu treffen und kreative Lösungen zu entwickeln, während sie sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren.

Mit HitL-Automatisierungslösungen können Mitarbeiter kontinuierlich lernen und sich weiterentwickeln, indem sie direkt mit automatisierten Systemen arbeiten. Dies führt zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Leistung und Effizienz der Mitarbeiter. Die HitL-Automatisierung stärkt auch das Vertrauen der Mitarbeiter in die Technologie, da sie aktiv an automatisierten Prozessen beteiligt sind und die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Systeme erleben können. Dies fördert die Akzeptanz und Nutzung von Automatisierungstechnologien im gesamten Unternehmen.

Zunahme der Effizienz und Motivationsförderung der Mitarbeiter durch IDP

Einer der wichtigsten Vorteile der Software-Automatisierung ist die Steigerung der Produktivität. Die Automatisierung von Dokumentenverarbeitungsprozessen ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere und wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit manuellen Tätigkeiten zu verschwenden. Diese Entlastung von monotonen Aufgaben kann die Mitarbeitermotivation und Zufriedenheit erhöhen und ein positives Arbeitsumfeld fördern, was die Gesamtproduktivität des Teams verbessert.

Attraktiver Arbeitsalltag für Mitarbeiter

Die effizientere Erledigung ihrer Aufgaben führt bei den Mitarbeitern zu einem Gefühl der Zufriedenheit und Erfüllung. Schnellere Bearbeitungszeiten durch den Einsatz von IDP bedeuten weniger Zeitaufwand für langwierige oder sich wiederholende Aufgaben und gleichzeitig mehr Zeit für interessantere und anspruchsvollere Objekte. Dies kann zu einer Erhöhung der Wertschätzung der Mitarbeiter führen, die dadurch ein größeres Engagement für Ihre Arbeit zeigen. Daher gehend werden auch Arbeitsziele schneller erreicht und Mitarbeiter steigern ihre Arbeitsleistung, was wiederum zu einer positiven Mitarbeitererfahrung führt.

Weniger Frustration am Arbeitsplatz

Mitarbeiter können dank der Entlastung durch den Einsatz von IDP Zeit und Energie sparen und für essenziellere Aufgaben nutzen. Das ermöglicht es ihnen, ein gesünderes Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben zu finden und sich vor chronischem Stress und Überlastung zu schützen, die zu Burnout führen können. Höherwertige Aufgaben bedeuten eine höhere Wertschätzung der Mitarbeiter, da ihre Aufgaben einen größeren Wert für das Unternehmen darstellen. Automatisierungstechnologien übernehmen Aufgaben, bei denen Mitarbeiter schneller Frustration und Burnout erleben.

Aussicht: Die Implementierung von Software-Automatisierung für Mitarbeiter erleichtern

Automatisierung der alltäglichen Aufgaben

Ein entscheidender Schritt, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern und die Fluktuation zu senken, liegt in der Identifizierung und Beseitigung von routinemäßigen und leicht automatisierbaren Tätigkeiten. Durch die gezielte Entlastung der repetitiven Aufgaben können Mitarbeiter mehr Raum für kreative und anspruchsvollere Aufgaben gewinnen, was wiederum ihr Engagement und ihre Motivation steigert.

Einbeziehung der Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter sind die wertvollste Ressource ihres Unternehmens. Ihr tiefgehendes Verständnis der Abläufe und Prozesse kann entscheidend sein, um kritische Bereiche schnell identifizieren zu können, die für die Automatisierung geeignet sind. Ein integrativer Ansatz, der Ihre Mitarbeiter von Anfang an einbezieht, ermöglicht es Ihnen, die Vorteile der Automatisierung zu erkennen und zu fördern. Durch diesen Schritt verwandeln sich Ihre Mitarbeiter in engagierte Befürworter der Software-Automatisierung, sobald sie das Potenzial verstehen.

Weniger Frustration am Arbeitsplatz

Transparente Kommunikation

Kommunizieren Sie offen und transparent über die Einführung von IDP im Unternehmen. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, warum Sie sich für diese Technologie entschieden haben und wie sie ihre Arbeit verbessern kann, anstatt sie zu ersetzen.

Betonung des Mehrwerts

Heben Sie die Vorteile hervor, die IDP Ihren Mitarbeitern und dem Unternehmen insgesamt bietet. Zeigen Sie, wie die intelligente Dokumentenverarbeitung ihnen dabei helfen kann, ihre Arbeit effizienter zu erledigen, Fehler zu reduzieren und wertvolle Zeit zu sparen.

Schulungen und Workshops

Bieten Sie Schulungen und Workshops an, um Ihre Mitarbeiter mit den Grundlagen und Vorteilen der Software-Automatisierung vertraut zu machen. Erklären Sie ihnen, wie dadurch ihre tägliche Arbeit erleichtert und wie es ihre Effizienz und Produktivität steigern kann.

Software-Automatisierung ist unausweichlich!

In Anbetracht der vorgestellten Inhalte lässt sich festhalten, dass Software-Automatisierung einen bedeutenden Einfluss auf Unternehmen und Mitarbeiter hat.

Die Implementierung von IDP ermöglicht eine Effizienzsteigerung, Fehlerminimierung und eine verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Mitarbeiter mehr Zeit und Energie für anspruchsvollere Tätigkeiten aufwenden, was nicht nur ihre Arbeitsmoral steigert, sondern auch ihre Leistung verbessert und das Burnout-Risiko mindert.

Intelligent Document Processing (IDP) bietet dabei spezifische Vorteile, wie eine gesteigerte Produktivität, verbesserte Datenqualität und eine erhöhte Teamarbeit. Durch transparente Kommunikation, Schulungen und die Einbindung der Mitarbeiter in den Prozess können Unternehmen den Weg zur Automatisierung ebnen und sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die Vorteile verstehen und akzeptieren.

Insgesamt kann die Automatisierung als ein Indikator für den Erfolg moderner Unternehmen betrachtet werden, da sie nicht nur die Effizienz und Produktivität steigert, sondern auch zu einer verbesserten Arbeitskultur und einem gesünderen Arbeitsumfeld beiträgt. Es ist entscheidend, dass Unternehmen die Potenziale der Automatisierung erkennen und gezielt nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristigen Erfolg zu sichern.

Buildsimple Plattform

Buildsimple ist ein Software-as-a-Service (SaaS)-Angebot für IDP, das die Leistungsfähigkeit der Cloud mit Künstlicher Intelligenz kombiniert. Ein Hauptmerkmal ist die Möglichkeit der Zusammenarbeit zwischen den Nutzern und der einfache Zugang zu den Input-Management-Funktionalitäten. Buildsimple kann über einen Webbrowser aufgerufen werden, anstatt auf einzelnen Kundencomputern oder Servern installiert und gewartet zu werden.

Die Nutzung von Buildsimple bietet mehrere Vorteile:

Kosteneinsparungen: Mit SaaS müssen Unternehmen nicht in teure Hardware und Infrastruktur investieren, um Softwareanwendungen zu betreiben. Stattdessen kann Buildsimple im Pay-per-Use Modell genutzt werden.
Benutzerfreundlichkeit: Buildsimple ist ein Self-Service für maschinelles Lernen und erfordert keine speziellen IT-Kenntnisse für die Einrichtung und Nutzung. Dies macht Buildsimple zu einer guten Wahl für kleine, mittlere und große Unternehmen.
Sicherheit & Compliance: Buildsimple investiert in robuste Sicherheitsmaßnahmen, um seine Systeme und Daten zu schützen. Zudem ist Buildsimple ISO 27001-zertifiziert und kann problemlos in regulierten Branchen eingesetzt werden.
Automatische Updates: Buildsimple kümmert sich um Software-Updates und Wartung. Unternehmen müssen sich nicht mehr darum kümmern, ihre Software auf dem neuesten Stand zu halten. Das entlastet IT-Mitarbeiter und stellt sicher, dass Unternehmen immer die neueste Version der Software verwenden.
Implementierung: Leistungsfähige und sichere REST-APIs ermöglichen eine einfache Integration von Buildsimple in lokale Geschäftsprozesse.