Aufbewahrungs- und Löschmanagement
- Produkt: Retention Solution
- Unternehmen: CENIT AG
Vermindert Risiken, schützt Ihren Ruf und spart Kosten. Können wir uns gegen Compliance-Verstöße und Strafzahlungen schützen?
Reputation schützen - Strafzahlungen vermeiden
Viel zu viele Unternehmen geraten durch Compliance-Verstöße in die Schlagzeilen. Diese führen zu millionenschweren Strafen und verursachen schwere Schäden am Markenimage. Häufig stützt sich die Beweisführung auf E-Mails und Unterlagen, für die die Aufbewahrungsfristen bereits abgelaufen sind. Es ist daher nicht wirklich sicher, einfach alles aufzubewahren. Ein sorgfältiges Management der Dokumenten- aufbewahrung (Retention) ist unabdingbar – und zahlt sich schnell aus.
Die Realität sieht häufig anders aus. Die Speicher ächzen unter dem ständig wachsenden Berg an Daten und Unterlagen. Dokumente werden über Jahrzehnte angesammelt, ohne Berücksichtigung der gegenwärtigen Relevanz oder den Wert der Information – und natürlich ohne Bereinigung der Datenbestände.
Mit dem Vordringen der Digitalisierung in immer neue Geschäftsprozesse wächst diese Menge umso schneller an – 90% stammen allein aus den vergangenen zwei bis drei Jahren, und das Datenvolumen verdoppelt sich mittlerweile alle zwei Jahre. Dies bedeutet für Sie hohe Speicherkosten und hohen Aufwand für Verwaltung und ECM-Migrationen.
Andererseits wachsen die internen und externen Anforderungen durch rechtliche und regulatorische Bestimmungen. Dies verursacht nicht nur Kosten, sondern birgt auch Risiken: durch das Löschen noch benötigter und die Aufbewahrung überflüssiger Dokumente. Leider gibt es wenig Unterstützung zur Verwaltung der Aufbewahrungsfristen und dem kontrollierten Löschen von Dokumenten. FileNet P8 bietet zwar eine Basisfunktionalität für das Retentionmanagement, die Einstellungen und Handhabung sind jedoch besonders im Hinblick auf Reporting- und Freigabeprozesse begrenzt.
Die Retention Solution
Die Antwort auf diese Herausforderung ist die CENIT Retention Solution (CRS) als Ergänzung zur Basisfunktionalität von FileNet P8. Reports bieten Ihnen einen leichten Überblick über alle zur Löschung anstehenden Dokumente und deren Aufbewahrungseinstellungen. Dokumente werden im Einklang mit Ihren Compliance-Richtlinien sicher und kontrolliert gelöscht, entweder manuell oder automatisiert im Batch. Sämtliche Löschungen und Änderungen werden revisionssicher protokolliert.
Die Löschung wichtiger Dokumente ist nur mit entsprechender Freigabe möglich. Der Nutzer erhält eine Liste abgelaufener Dokumente und kann diese nach Bedarf überprüfen. Nicht zur Löschung freigegebene Dokumente können durch manuelle Löschsperren (Holds) geschützt werden. Wird die Löschung verweigert, erhält das Dokument ein neues Aufbewahrungsdatum. Werden Dokumente trotz abgelaufener Aufbewahrungsfrist weiter benötigt – etwa im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten – so können sie durch das Setzen manueller oder automatischer Holds von der Löschung ausgeschlossen werden.
Die Reports sind nach Ihren individuellen Bedürfnissen konfigurierbar. So können Reports etwa nach Objektklasse, Eigenschaften oder Speicherbereich strukturiert werden. Sie werden nach Bedarf manuell oder automatisch erzeugt und an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Dies gewährleistet die zuverlässige Löschung nicht mehr benötigter Dokumente.
Aus dem Content Navigator UI heraus kann der Nutzer neue Löschsperren erstellen, Kriterien für automatische Sperren definieren und überflüssig gewordene Sperren löschen. Freigabeprozesse können zudem mehrstufig gestaltet werden. So sind bestimmte Dokumente etwa nach dem Vieraugenprinzip löschbar, andere erfordern gegebenenfalls eine weitergehende Genehmigung. Um den Aufwand für die Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten, können Löschfreigaben im Batch statt auf Dokumentenebene erfolgen.
CRS stützt sich auf FileNet P8 Content Manager und IBM Content Navigator. Ein Plug-in im Content Navigator übernimmt die Frontend-Dienste, wodurch sich die Bedienung äußerst einfach und intuitiv gestaltet. Die Hintergrundverarbeitung in FileNet P8 wird hingegen durch den CENIT Servicemanager, eine Komponente des CRS, gesteuert und ausgeführt. CRS gibt Ihnen freie Sicht auf Ihre Retentionseinstellungen. Die Lösung unterstützt Sie bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen und der Risikominimierung – durch die Löschung nicht länger benötigter Dokumente und den Schutz nicht zur Löschung freigegebener Dokumente. Das Löschen irrelevanter Dokumente setzt erhebliche Mengen an Speicherplatz frei und senkt dadurch Ihre Infrastrukturkosten nachhaltig. Von Strafzahlungen ganz zu schweigen …
Schlüsselfertige Lösungen
Wir bieten diese Lösung als schlüsselfertiges Produkt. Sprechen Sie uns an! Zusammen finden wir die beste Strategie zur Umsetzung Ihrer Retentionsstrategie.
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Dann kontaktieren Sie gerne unser Sales Team.
Sabrina Terbille
Sales
Martin Jarosch
Sales