2025: Das Jahr in dem Inputmanagement strategisch geworden ist
Jahresrückblick
- Buildsimple News
Wenn Sie auf 2025 zurückblicken, denken Sie vermutlich selten zuerst an „Inputmanagement“. Eher an Kostendruck, Fachkräftemangel, Regulatorik, neue Produkte, steigende Vorgangsvolumina. Und genau deshalb ist die Art, wie Posteingang, Dokumente und E-Mails verarbeitet werden, strategisch relevant geworden: Sie entscheidet darüber, wie schnell, stabil und sicher Ihre Fachbereiche arbeiten können.
2025 war für uns der Wendepunkt: Aus einer einzelnen Erkennungslösung ist gemeinsam mit Ihnen eine Input-Management- und KI-Plattform entstanden, die Ihre gesamte Dokumentenlogistik trägt – von der E-Mail über Scans bis hin zu komplexen Vorgängen in Schaden, Bestand und Service. Unser Anspruch dahinter ist einfach: Standardisierte Prozesse, weniger manueller Aufwand, höhere Qualität und kalkulierbare Risiken.
Inhaltsverzeichnis
Was unsere Plattform anders macht: Standardisierung statt KI-Inseln
Viele Anbieter reden über KI im Posteingang. Der entscheidende Unterschied ist, ob Sie am Ende eine weitere Speziallösung betreiben – oder eine Plattform, auf der Sie Ihre Dokumentprozesse nachhaltig standardisieren.
Mit Buildsimple setzen wir konsequent auf Standardisierung:
- Ein Tool für alle KI-Architekturen: Sie können unterschiedliche KI-Architekturen und LLMs nutzen, ohne Ihre Prozesse jedes Mal neu bauen zu müssen. Schnittstellen und Benutzeroberfläche bleiben gleich – auch dann, wenn sich der KI-Markt weiterdreht.
- Immer die passende KI für den Use Case: Ob klassisches Machine Learning, Deep Learning oder Large Language Models – wir kombinieren die jeweils passende Technologie mit Ihrem fachlichen Szenario, statt „one size fits all“ zu versprechen.
- Vorgangsbezogene Verarbeitung statt Dokument-Einzelkämpfer: Mehrere zusammengehörige Dokumente werden als ein fachlicher Vorgang verarbeitet. Das ist der Schlüssel für echte Posteingangsautomatisierung, nicht nur für Einzeldokument-Erkennung.
- Native E-Mail-Verarbeitung: Buildsimple behandelt E-Mails, Anhänge und Dokumente als einen Vorgang. Das reduziert manuelle Sortierarbeit und sorgt für konsistente Prozesse quer über Ihre Eingangskanäle.
Das Ergebnis: Sie müssen nicht für jeden neuen Use Case eine neue „Mini-Lösung“ einführen, sondern erweitern eine Plattform, die Ihre Organisation bereits kennt.
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KI, aber sicher: Eigenes KI-Fundament + LLM-Flexibilität
Die Diskussion um KI dreht sich oft um einzelne Modelle. Für Unternehmen sind aber andere Fragen entscheidend:
Wie sicher ist das Ganze? Wie behalte ich die Kosten im Griff? Wie bleibe ich unabhängig?
Unsere Antwort darauf:
- Eigene KI-Infrastruktur als Sicherheitsnetz: Neben den dynamischen LLM-Angeboten stellen wir eine stabile Buildsimple-KI-Infrastruktur bereit. Das bedeutet: Sie werden nie ohne KI-Unterstützung dastehen, selbst wenn sich der Markt oder die Preismodelle einzelner Anbieter stark verändern.
- Compliance by Design: Staging, Versionierung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit gehören fest zur Plattform. Gleiches Input-Dokument, gleiche Konfiguration, gleiches Ergebnis – ein Prinzip, das besonders in regulierten Umfeldern Vertrauen schafft.
- Human in the Loop, wenn es darauf ankommt: Jede KI macht Fehler. Deshalb bieten wir effiziente Möglichkeiten, Ergebnisse zu verifizieren und gezielt nachzusteuern, ohne Ihre Fachbereiche mit zusätzlichen Klicks zu überfrachten.
Damit kombinieren Sie die Geschwindigkeit moderner KI mit einem Rahmen, der Prüfungen, Audits und interne Governance-Strukturen unterstützt – statt sie zu unterlaufen.
Kosten und Skalierung: Wir nehmen das Schwankungsrisiko auf unsere Seite
KI kann teuer werden, vor allem, wenn Nutzung und Preismodelle schwer vorhersehbar sind. Unser Ansatz ist bewusst anders:
- Wir tragen das Kostenrisiko: Sie erhalten stabile, planbare Kosten, während wir die Volatilität im Hintergrund managen.
- Ausgelegt auf hohe Volumina: Buildsimple ist darauf ausgelegt, sehr hohe Dokument- und Vorgangsmengen zu verarbeiten und LLMs über mehrere AWS-Regionen hinweg zu skalieren.
- Keine Überraschungen bei Wachstum: Wenn Ihr Business wächst oder neue Use Cases hinzukommen, wächst die Plattform mit – ohne dass Ihre Fachbereiche die Komplexität der darunterliegenden Infrastruktur spüren.
Damit wird KI im Eingangsprozess von einem schwer kalkulierbaren Experiment zu einem beherrschbaren Betriebsmodell.
Mehrwert für Fachbereiche: Weniger „Dokumentenarbeit“, mehr Facharbeit
Für Ihre Fachbereiche zählen nicht Modelle, APIs oder Architekturen, sondern der Alltag:
- Weniger manuelle Sortierung und Vorarbeit: E-Mails, Anhänge und Dokumente werden automatisiert vorsortiert, klassifiziert und angereichert. Ihre Teams können sich auf fachliche Entscheidungen konzentrieren.
- Stabile Qualität über Teams und Standorte hinweg: Durch den Abgleich mit Stammdaten und klare Validierungsregeln erhalten Sie konsistente Ergebnisse – unabhängig davon, wer im Team gerade verfügbar ist.
- Schnellere Bearbeitung, weniger Rückfragen: Wenn Informationen früh im Prozess sauber erkannt, geprüft und angereichert werden, sinken Schleifen zwischen Fachbereich, Service und Backoffice.
Viele unserer Kunden berichten, dass „Dokumentenarbeit“ intern deutlich weniger sichtbar ist – weil sie schlicht reibungsloser läuft. Genau das ist das Ziel.
Mehrwert für IT & Architektur: Offene, integrierbare Plattform
IT-Entscheider:innen stehen vor anderen Fragen: Wie passt das in vorhandene Architekturen? Ist es erweiterbar? Ist es sicher?
Hier setzt unsere Plattform an:
- Offene Integration: Buildsimple integriert sich in bestehende DMS-, Archiv- und Fachsystemlandschaften und wird zum zentralen Baustein für Intelligent Document Processing und Inputmanagement, statt ein weiterer isolierter Baustein zu sein.
- Standardisierte Schnittstellen: Durch konsistente APIs und Oberflächen können Sie neue Dokumentarten und Use Cases schneller anbinden – mit weniger individuellen Sonderlösungen.
- Zentrale Governance statt Schatten-IT: KI-Nutzung im Dokumenteneingang wird steuerbar, einheitlich und nachvollziehbar. Das hilft, Wildwuchs und „Schatten-KI“ zu vermeiden und Sicherheits- sowie Compliance-Anforderungen nachweisbar zu erfüllen.
Kurz: Die Plattform hilft IT und Fachbereich an derselben Stelle zusammenzufinden – nicht in zwei getrennten Welten.
Enablement & Change: Technologie allein reicht nicht
Ein moderner Posteingang verändert Arbeitsweisen. Deshalb überlassen wir Sie nicht der Technologie:
- Enablement für Fachbereiche: Wir unterstützen Ihre Teams dabei, neue Workflows zu verstehen, KI-Ergebnisse einzuordnen und die richtigen Stellschrauben zu nutzen.
- Guidelines & Governance: Gemeinsam mit Ihnen definieren wir Spielregeln für den KI-Einsatz im Inputmanagement – von Teststrategien bis zu Freigabeprozessen.
- Partnerschaftliches Vorgehen: Wir arbeiten eng mit Ihren internen Teams und unseren Partnern zusammen, damit fachliche Anforderungen, technische Möglichkeiten und regulatorische Rahmenbedingungen zusammenspielen.
So stellen wir sicher, dass die Plattform nicht als „Black Box“ wahrgenommen wird, sondern als Werkzeug, das Mitarbeitende aktiv nutzen können.
Partnerökosystem: Inputmanagement ist Teamsport
Inputmanagement und KI sind Teamsport. 2025 haben wir unsere Zusammenarbeit innerhalb der CENIT-Gruppe und mit Technologiepartnern weiter ausgebaut. Gemeinsam mit CENIT, mip und weiteren Partnern bringen wir Expertise aus KI, Data & Analytics und Dokumentenlogistik zusammen, um End-to-End-Lösungen zu realisieren – von der Strategie über die Implementierung bis zum Betrieb.
Das ist für Sie entscheidend, weil:
- komplexe Projekte selten an der Technologie scheitern, sondern an Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Umsetzungskraft
- Sie von Best Practices aus unterschiedlichen Branchen und Systemlandschaften profitieren
- Sie einen Ansprechpartner mit einem belastbaren Netzwerk haben, statt viele Einzelkontakte steuern zu müssen
2026: Das Jahr, in dem man den Unterschied im Prozess spürt
Wenn 2025 der Ausbau zur Plattform war, dann wird 2026 das Jahr, in dem der Unterschied im Tagesgeschäft noch klarer sichtbar wird:
- Mehr End-to-End-Automatisierung im Posteingang
- Höhere Wiederverwendung fachlicher und technischer Bausteine für neue Use Cases
- Noch engere Verzahnung von klassischer KI und LLMs in Ihren Produktionsprozessen
Unser Anspruch ist, dass Ihre Fachbereiche den Unterschied nicht nur in Konzeptfolien sehen, sondern im Bearbeitungstag: weniger Suchen, weniger Nachfragen, weniger Medienbrüche.
Save the Date: EIM-Tag am 24.02.2026 – wo sich alles zusammenführt
Wenn Sie sehen wollen, wie sich diese Themen in der Praxis anfühlen, sollten Sie sich den Enterprise-Information-Management-Tag am 24.02.2026 im Deutschen Sport & Olympia Museum in Köln vormerken. Unter dem Motto, dass IT Teamsport ist, bringen wir gemeinsam mit CENIT, Buildsimple und mip Kund:innen, Expert:innen und Partner an einen Ort.
Was Sie dort erwartet:
- Fokustracks zu KI, Data & Analytics und Dokumentenlogistik, mit konkreten Einblicken, wie Unternehmen ihre Informationslogistik und KI-Nutzung in die Fläche gebracht haben.
- Best-Practice-Vorträge aus der Praxis, etwa zu LLMs im Dokumenteneingang, zur Einführung moderner DMS- und eAkte-Lösungen in regulierten Umfeldern und zur Umsetzung kompletter Posteingangsverarbeitungen in kurzer Zeit.
- Ein Erfahrungsbericht aus acht Jahren KI-Entwicklung, in dem wir offen teilen, wo LLMs glänzen, wo klassische KI überlegen ist und wie man beides stabil in Produktionsprozesse integriert.
- Fachmesse & Networking: Sie sprechen direkt mit Ansprechpartner:innen aus Projekten, Technologiepartnern und Expert:innen, die ähnliche Herausforderungen wie Sie adressieren.
All das in einer Umgebung, die bewusst anders ist als der klassische Konferenzraum: im Deutschen Sport & Olympia Museum, wo Spitzenleistung und Teamgeist auf IT-Themen treffen.
Merken Sie sich den EIM-Tag 2026 am 24.02.2026 in Köln vor und sichern Sie sich einen Platz: EIM-Tag 2026. Hier erleben Sie, wie Standardisierung im Inputmanagement, KI und starke Partnerschaften zusammenspielen – und was das ganz konkret für Ihre Organisation bedeutet.