Input Management in Zeiten des Wandels und der Digitalisierung

2022-09-06
Use Case
René Weseler

Immer mehr Unternehmen sehen sich in der Verpflichtung, der Digitalisierung und Prozessoptimierung gerecht zu werden. Dies ist besonders im Interesse des Managements sowie der Angestellten, welche durch die Einführung neuer Prozesse und Möglichkeiten entlastet würden. Einen wesentlichen Beitrag zu diesem Wandel trägt das Input Management bei, welches sich branchenübergreifend und für verschiedene Anwendungsbereiche etabliert hat. Aus diesem Grund befassen wir uns in diesem Beitrag mit den Möglichkeiten, welche das Input Management für Versicherungen mit sich bringt und was diese Veränderung für unsere Gesellschaft bedeutet.

Hierbei gehen wir besonders auf die Fragen nach modernen KI-Lösungen, der Optimierung von Dokumentenprozessen sowie auf die Wirkung von Input Management auf die Gesellschaft ein. Die verschiedenen Akteure ziehen dabei verschiedenste Nutzen aus der Einführung von KI im Input Management.

Was genau ist Input Management und welche Abgrenzungen gibt es?

Im Rahmen der Digitalisierung kommen viele Begriffe auf, die übergeordnet die Verlagerung des eigenen Geschäfts in die digitale Welt beschreiben. So ähnlich ist es auch mit dem Input Management welches dabei jedoch ein besonderes Problem genauestens anspricht. Die Rede ist von der Erfassung geschäftsrelevanter Daten, welche bisher immer noch händisch und manuell erfasst werden. Das Abtippen von Stammdaten, das Einscannen von Briefen sowie die hierfür benötigte Hard- und Software sind Themen, mit denen sich dieser Bereich der Digitalisierung auseinandersetzt.

Zu unterscheiden ist das Input Management daher stark von der eigentlichen Digitalisierung, welche vielmehr auf den Wandel von analog auf digital abzielt. Hierbei werden Hardware im Unternehmen sowie sämtliche Prozesse über die Erfassung geschäftsrelevanter Daten hinaus einbezogen und optimiert. So ähnlich sich diese Bereiche auch sind, bedarf es für das bessere Verständnis einer genauen Abgrenzung.

So sorgt KI für Ordnung im Input Management

Mit dem Input Management sind neue Möglichkeiten der Optimierung von erfassten Daten in den Großraumbüros unserer Zeit angekommen. Das Vertrauen in Softwarelösungen und KI steigt stetig, was für eine größere Flexibilität in der Abgabe von Aufgaben sorgt. Mitarbeiter aus der Datenerfassung können ehemals komplexe Aufgaben der KI im Input Management überlassen. Diese ist in der Lage, Stammdaten und Inhalte so zu erfassen, dass diese für die Weiterverarbeitung im Unternehmen sortiert und aufbereitet sind.

Ein standardisiertes Ordnungsverfahren in der Annahme von Eingangsmeldungen, Briefen und weiteren Dokumenten ist die Folge sinnvoll eingesetzter KI im Unternehmen. Sobald Dokumente unter Ausschluss menschlichen Versagens systematisiert und organisiert werden können, werden neue Ressourcen für die Mitarbeiter und das Unternehmen frei. Diese können sich nun auf Stichprobentests und weitere Aufgaben konzentrieren, was ohne den Einsatz von KI nicht möglich gewesen wäre.

Dokumentenprozesse kostengünstig vereinfachen

Die großen Mengen an Dokumenten und Unterlagen in Betrieben sind es, welche Mitarbeiter vor kognitive Grenzen und eine zeitliche Maximalauslastung stellen. Was weder für das Arbeitsklima noch für die Geschäftsentwicklung gut ist, lässt sich durch sinnvolle Dokumentenprozesse künftig effizienter gestalten. Machine Learning im Unternehmen kann dazu beitragen, dass die Erfassung und Ablage von Dokumenten vereinfacht wird und zu einem großen Teil automatisiert abläuft. Die Langzeiterfolge sind neben einem geringeren Personaleinsatz auch eine Kostenersparnis sowie ein enormer Zeitgewinn.

Fachbereiche und Mitarbeiter, welche auf die sortierten Dokumente angewiesen sind, können schneller mit der Arbeit beginnen und verringern somit den Leerlauf. In unserer Gesellschaft würde dies bei einer Vielzahl von Bürojobs unter anderem für ein erfüllteres Arbeiten ohne Ärgernisse über falsch zugewiesene Daten sorgen. Der Nutzen für jeden Einzelnen zeigt sich dabei über die Dauer bis zur Vollständigen Etablierung von KI und Machine Learning im Unternehmen.

Die Vorteile am Beispiel von Versicherungen

Damit wir die konkreten Vorteile von Input Management bestens aufzeigen können, bedienen wir uns in diesem Beispiel der Versicherungsbranche. Diese profitiert als Akteure in der Gesellschaft und Wirtschaft stark von optimierten Prozessen. Auf Seiten des Unternehmens stehen Kostenersparnisse und ein Gewinn an Produktivität. Dies wäre ohne Machine Learning nicht möglich gewesen, da der Flaschenhals der Wertschöpfungskette im Unternehmen die Verwaltung sämtlicher Eingangsdokumente gewesen ist.

Durch Input Management werden zudem neue Arbeitsplätze geschaffen, da das Wachstum der Versicherung am Markt dank optimierter Prozesse unabdingbar ist. Die Gesellschaft erlebt mit dem Input Management in Unternehmen somit einen großen Zuwachs an Chancen und Möglichkeiten.

Auf der anderen Seite freuen sich Versicherungsnehmer über die vereinfachten Abläufe, einen schnelleren Service und darüber, sämtliche Korrespondenz automatisiert und digital vornehmen zu können. Lange Telefonate und Wartezeiten gehören somit der Vergangenheit an.

Versicherungen mit Innovationsdrang stehen bei der Digitalisierung vor einer großen Aufgabe. Mit Buildsimple ist der Schritt in ein digitalisiertes Unternehmen und optimierte Prozesse im Umgang mit Daten kein unüberschaubares Problem mehr. Wir stellen Versicherungen die notwendige Software bereit, um produktiv und kostenschonend mit den Dokumenten zahlreicher Kunden umzugehen. Damit wir auch weitere Versicherungen auf dem Weg in die Digitalisierung begleiten können, arbeiten wir an der idealen KI im Input Management. Diese Hilft Angestellten dabei, Inhalte und Zuordnungen zu erfassen und ohne Eingriffe zu bearbeiten.

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