On-Premise vs. Cloud
bei der intelligenten
Dokumentenverarbeitung

2024-02-05
Technologie
Henning Jostes

On-Premise vs. Cloud

Bei der Implementierung einer Software zur Intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) stellt sich die entscheidende Frage, ob eine Cloud-basierte oder eine On-Premise Lösung verwendet werden soll. Doch wie unterscheiden sich die Systeme nach wichtigen Gesichtspunkten wie Datensicherheit, Flexibilität sowie Kosten- und Betriebsaufwand?

Um diese Fragen beantworten zu können, sollten zunächst die Begriffe On-Premise und Cloud grundsätzlich geklärt werden:

On-Premise beschreibt den Betrieb und die Verwaltung von IT-Ressourcen (Software und Hardware) „vor Ort“ innerhalb eines Unternehmes oder einer Organisation. Die IT-Infrastruktur wird hierbei vom Unternehmen selbst betrieben und verwaltet. Das bedeutet, dass auch die Software zur Dokumentenverarbeitung auf den unternehmenseigenen Servern installiert, betrieben und gewartet wird.

Lösungen in der Cloud werden hingegen in der Regel von externen Anbietern angeboten, die die notwendige Infrastruktur, also beispielsweise Server, Speicher und Datenbanken bereitstellen. Diese Dienstleistung kann vom auftraggebenden Unternehmen flexibel bei Bedarf genutzt werden und wird daher auch als Software-as-a-Service (SaaS) bezeichnet, da der Hersteller für die Infrastruktur und die Software verantwortlich ist.

Zentrale Merkmale und Herausforderungen von On-Premise Lösungen

On-Premise-Lösungen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung haben den Vorteil, dass das Unternehmen selbst die vollständige Kontrolle über die Infrastruktur und die Daten hat, da diese innerhalb des eigenen Unternehmensnetzwerks bleiben. Außerdem ermöglicht die On-Premise Implementierung einer IDP-Lösung eine hohe Anpassbarkeit auf die spezifischen Anforderungen.

Allerdings kommen diese Vorteile nicht ohne ihre Herausforderungen. On-Premise-IDP-Lösungen erfordern eine erhebliche Anfangsinvestition in Hardware, Infrastruktur und Softwarelizenzen. Darüber hinaus ist das Unternehmen für die Wartung, Updates und Sicherheit der Systeme verantwortlich, was zusätzliche Personalressourcen und Fachkenntnisse der internen IT erfordert.

Eine weitere Herausforderung ist die Skalierbarkeit. Im Gegensatz zu Cloud-Lösungen, die leicht an steigende oder sinkende Dokumentenverarbeitungsvolumen angepasst werden können, erfordert eine Skalierung bei On-Premise-Lösungen oft zusätzliche Hardware und kann zeit- und kostenintensiv sein. Auch die Flexibilität leidet, da der Zugriff auf das System in der Regel nur innerhalb des Unternehmensnetzwerks möglich ist.

On-Premise-Systeme gehen zudem mit einer starken Abhängigkeit von der technischen Infrastruktur des Unternehmens einher. Lokale Störungen und Ausfälle können erhebliche Auswirkungen auf die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit der IDP-Systeme haben. Zudem ist das Risiko eines Datenverlusts ohne externe Backups höher. Außerdem dauert die Implementierung neuer Technologien und Innovationen in On-Premise-Systemen in der Regel länger als in der Cloud und geht häufig mit Kosten für den Support durch Dienstleister einher.

Verbreitete Bedenken gegenüber Cloud-basierten Lösungen

Häufig werden verschiedene Bedenken gegenüber Cloud-basierten Lösungen geäußert, die ernst genommen werden müssen – insbesondere, wenn es um die Verarbeitung von sensiblen Daten und Dokumenten geht.

Eines der größten Bedenken ist die Sicherheit und Compliance. Es herrscht oft die Befürchtung, dass Daten in der Cloud weniger sicher sein könnten. Moderne Cloud-Dienste implementieren jedoch fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsschulungen und die Einhaltung strenger Datenschutzstandards. Diese Sicherheitsvorkehrungen sind häufig umfassender als die, die in vielen On-Premise-Systemen vorhanden sind.

Zertifizierungssysteme wie die ISO 27001 oder der Cloud Computing Compliance Controls Catalog (C5) für Cloud-Anbieter und Nutzer sind neben der DSGVO-konformen Datenverarbeitung wichtige Standards der Datensicherheit und Compliance, die von IDP SaaS erfüllt werden sollten. In unserem Team von Buildsimple beschäftigt sich der Beauftragte für Datenschutz & Informationssicherheit Malte Sukopp ausschließlich mit den Themen Compliance und Informationssicherheit.

Die Annahme, dass Cloud-Lösungen langfristig teurer sind, ist ein weiteres häufiges Bedenken. Cloud-Dienste reduzieren jedoch die Notwendigkeit von hohen Anfangsinvestitionen in Hardware und minimieren die Wartungskosten. Anders als bei On-Premise Lösungen sind keine hohen Anschaffungskosten notwendig und die Kosten des Services richten sich nach den gebuchten Lösungen und dem zu verarbeitenden Seitenvolumen. Zudem ermöglicht das Pay-per-Use-Modell sowie die Möglichkeit entweder eine Monats- oder Jahreslizenz zu erwerben eine transparente Kostenkontrolle.

Ein häufig genannter Vorteil von On-Premise-Lösungen ist die hohe Anpassbarkeit an individuelle Bedürfnisse. Individuelle Anpassungen in On-Premise-Systemen erfordern allerdings qualifizierte IT-Fachkräfte und sind mit einem hohen Ressourceneinsatz verbunden. Durch APIs bieten mittlerweile jedoch auch die meisten Cloud-Lösungen Anpassungsmöglichkeiten und eine einfache Integration in bestehende Systeme. Der Buildsimple Marketplace bietet außerdem die Möglichkeit für spezifische, fachliche Anwendungsfälle trainierte KI-Lösungen zu erwerben und direkt anzuwenden.

Vorteile vom Cloud-basierten Intelligent Document Processing

Cloud-basiertes Intelligent Document Processing bietet Unternehmen gegenüber der herkömmlichen On-Premise-Implementierung eine Reihe von Vorteilen, die im Folgenden erläutert werden sollen.

Skalierbarkeit

Unternehmen können ihre Dokumentenverarbeitungskapazitäten leicht an das sich ändernde Geschäftsvolumen anpassen, ohne in zusätzliche physische Infrastruktur investieren zu müssen. Diese Flexibilität ist besonders für Unternehmen mit schwankendem Dokumentenaufkommen von Bedeutung. Der Leistungsumfang des Service kann während des laufenden Abonnements oder vor Beginn des nächsten Verlängerungszeitraums erweitert und bei Bedarf auch reduziert werden.

Kosteneffizienz

Mit Cloud-basierten IDP-Lösungen können Unternehmen erheblich an Anfangsinvestitionen sparen. Es entfallen die Kosten für den Kauf und die Wartung teurer Hardware und Software. Stattdessen nutzen sie ein Pay-per-Use-Modell, was eine effiziente Kostenkontrolle ermöglicht und die Kapitalausgaben reduziert.

Schnelle Implementierung & Updates

Cloud-Lösungen können schneller implementiert werden als traditionelle On-Premise-Systeme. Zudem übernehmen Software-Anbieter die Verantwortung für Wartung und Updates, was sicherstellt, dass die Systeme immer auf dem neuesten Stand sind und geringem Aufwand für das interne IT-Team bedeuten. So können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und den Service unkompliziert nutzen.

Flexbilität & Zugänglichkeit

Die Cloud ermöglicht den Zugriff auf das System von überall und unterstützt somit flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice und mobiles Arbeiten. Diese Zugänglichkeit fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams, unabhängig von ihrem Standort.

Sicherheit

Trotz Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit bieten Cloud-Dienste in der Regel fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsaudits und die Einhaltung von Datenschutzstandards. Unternehmen sollten vor der Buchung des SaaS sicherstellen, dass alle für sie notwendigen Sicherheitsanforderungen erfüllt werden.

Datensicherung & Backup

Cloud-Anbieter stellen automatische Datensicherungen und robuste Disaster-Recovery-Pläne bereit. Dies minimiert das Risiko von Datenverlust durch Hardwarefehler oder Totalausfälle und entlastet dadurch auch die unternehmenseigene IT.

Innovative Technologien

Unternehmen profitieren von einem schnelleren Zugang zu den neuesten Technologien und Innovationen in der Cloud, die vom Softwareanbieter entwickelt und ausgerollt werden. Die Integration mit anderen Cloud-Diensten und fortschrittlichen KI-Funktionen ist ebenfalls erleichtert.

Zusammenfassung und Fazit

Die Wahl zwischen Cloud-basierten und On-Premise-Lösungen im Bereich Intelligent Document Processing (IDP) ist ein zentrales Thema für viele Unternehmen. Die herkömmliche Software-Implementierung als On-Premise-System erscheint für Unternehmen, die bislang wenige Cloud-Services nutzen womöglich als naheliegend. Allerdings geht die Entwicklung klar in Richtung Cloud – insbesondere im Bereich der Dokumentenverarbeitung, wo die Vorteile von Software as a Service (SaaS) überwiegen. Verbreitete Bedenken gegenüber Cloud-basierten Lösungen, die eingangs beschriebenen wurden, werden durch entsprechende Maßnahmen und Sicherheitsstandards angemessen adressiert.

Aspekte wie die unkomplizierte Implementierung und Skalierbarkeit, transparente Kostenkontrolle sowie der geringe Wartungs- und Betriebsaufwand entlasten die unternehmenseigene IT und sind eindeutige Vorteile von Cloud- gegenüber On-Premise-Lösungen bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung.

Die folgenden Leitfragen sollten Sie sich bei der Entscheidungsfindung stellen:

Verfügt Ihre interne IT-Abteilung über ausreichende Kapazitäten und Know-How, um einen On-Premise IDP-Betrieb (Wartung, Support, Updates) umzusetzen?
Sind Sie in der Lage umfassende Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen für die Verarbeitung Ihrer Dokumente einzuführen und aufrechtzuerhalten?
Verfügen Sie über das notwendige Budget, um eine On-Premise-Lösung zu implementieren (Kosten für zusätzliche Server, Speicherkapazität und externe Dienstleister)?
Sollte die Software standortunabhängig zugänglich sein?
Wie hoch sind die Gesamtkosten von Implementierung und Betrieb einer On-Premise IDP-Lösung verglichen mit einer Cloud- bzw. SaaS-Software?

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