Elektronische Verwaltung von Akten und Vorgängen ist von zentraler Bedeutung für Unternehmen, da Dokumente und Prozesse die Basis für geschäftskritische Entscheidungen bilden. Für eine hohe Effizienz und Flexibilität sind folgende Faktoren notwendig: Jedem Benutzer sollen Informationen intuitiv, schnell, standortunabhängig und prozessbezogen zugänglich sein.

Einfache und benutzerfreundliche Konfiguration unterschiedlicher Anwendungsfälle erfolgt in einem System. Informationssilos werden vermieden und eine einheitliche Benutzeroberfläche mit geringem Schulungsaufwand zur Verfügung gestellt.

Interne Compliance und gesetzliche Anforderungen mit Auswirkungen auf die Zugriffssicherheit, Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Ablage der Inhalte müssen berücksichtigt werden.

Standardisierung der Ablage und Berechtigungen der Informationen nach definierten Regeln gewährleisten eine hohe Systemflexibilität und schnelle Reaktionen auf Veränderungen. Eine Prozessunterstützung mit Postkorb ist für die tägliche Arbeit notwendig, um Informationen abhängig vom Prozessschritt zur Verfügung zu stellen und Entscheidungen in den Prozessen zu dokumentieren.

Abschließend muss das System zukunftsfähig und wegen den stetig wachsenden Informationsmengen skalierbar sein.