Digitalisierung in Zeiten von Corona: das ist nun wichtig

Buildsimple

Die anhaltende Pandemie sorgt bei Unternehmern und Versicherungen für Ungewissheit. Schließlich sind weder die Folgen der Krise noch ein Ende abzusehen. Unklar ist dabei auch die Frage, welche Rolle Großraumbüros, digitale Infrastruktur und Home-Office spielen. Umso wichtiger hingegen sind die Themen der Digitalisierung und des Input Managements. Besonders in Zeiten, die ein geregeltes Arbeiten nur in den wenigsten Fällen erlauben, sollten Maßnahmen in Richtung einer digitalen Unternehmenskultur und Arbeitsweise getätigt werden. 

Aus diesem Grund setzen wir uns heute mit der Digitalisierung in Zeiten von Corona auseinander und bewerten, welche Notwendigkeiten aktuell für große Unternehmen anstehen. Darüber hinaus vergleichen wir die hieraus resultierenden Vorteile für Unternehmen und Angestellte. 

Vor diesen Schwierigkeiten stehen Unternehmen in der Krise 

Durch bundesweite Einschränkungen in der Arbeit von Unternehmen, lassen sich manche Jobs mitsamt aller Mittel nur schwer herunterfahren. Auch das Verlegen ins Home-Office der Angestellten ist selten eine Möglichkeit, welche der DSGVO gerecht wird. Sind Kundendaten nicht dezentral vom Unternehmen gespeichert, ist ein Zugriff über die Cloud kaum realisierbar. Die Folge ist das rückschrittliche Übersenden von Unterlagen per E-Mail oder gar der Griff zum Drucker. 

Neben den Problemen in der Organisation von Dokumenten, ist auch die effiziente Arbeitsweise durch heimische Ablenkungen gefährdet. Kam es im Unternehmen bereits zu Engpässen in der Bearbeitung von Verträgen und Unterlagen, wird sich daheim keine Besserung erwarten lassen. Viel zu groß ist die Versuchung eines jeden einzelnen Mitarbeiters nach Ablenkung zu suchen, wenn Daten zur Bearbeitung nicht direkt bereitstehen. Aus diesen sowie vielen weiteren Gründen ergibt sich ein zwingender Handlungsbedarf für Unternehmen, die weiterhin am Markt bestehen wollen und sich entgegen der aktuellen Entwicklung steigern möchten.

Homeoffice
Komfortabel eingerichtetes Homeoffice. Trotzdem: Ablenkungen sind an der Tagesordnung.

Handlungsbedarf in der Digitalisierung: daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt

Um neue Prozesse, Systeme und Abläufe in Unternehmen zu etablieren, bedarf es viel Aufwand und der Unterbrechung weiterlaufender Aufgaben. Dies ist in einem stark gefüllten Unternehmensalltag nur schwer zu realisieren. Leere Büros und staatliche Restriktionen sind daher einladend dafür, nachhaltige Änderungen an der internen Infrastruktur vorzunehmen. In erster Linie bieten sich hierzu moderne Mittel und Wege der digitalen Dokumentenerfassung an. Damit wäre die Erfassung von Briefen und Unterlagen bereits gewährleistet. Eine Ablage in der Cloud würde zudem die Verfügbarkeit sichern und eine skalierbare Option der Verwaltung von Dokumenten darstellen. 

Eine Lösung in diesem Umfang würde zudem im Falle einer weiteren Krise dafür sorgen, dass Mitarbeiter mit sämtlichen Informationen daheim weiterarbeiten können. Somit ist die Integration neuer Systeme auch aus Sicht des langfristigen Krisenmanagements sinnvoll und angebracht, um den eigenen Risikofaktor gegenüber Kunden, Mitarbeitern und Investoren zu senken. Schließlich kann kein Management das Eintreten einer Krise nach Corona glaubhaft leugnen und so die Einführung neuer Systeme begründet verhindern. 

Prozessoptimierung bei der Dokumentenerfassung 

Einen der größten Aufwände stellt im Unternehmen seit jeher die händische Erfassung von Dokumenten und Unterlagen dar. Mit dem Abtippen von Stammdaten und Anlegen von Tickets ist es in der Prozessoptimierung der Digitalisierung noch lange nicht getan. Vielmehr sollte hier das volle Potential genutzt werden, welches Unternehmen und Versicherungen in der digitalen Dokumentenverarbeitung zur Verfügung steht. Im Rahmen des Input Management stellen wir daher eine KI-Lösung vor, welche Unternehmen Ressourcen einspart und die Zufriedenheit aller Beteiligten erhöht. 

Eine Möglichkeit ist es, sich auf verlässliche KI mit einem ausgereiften Machine Learning zu verlassen. Diese Option ist besonders dann attraktiv, wenn Personal, Zeit und Kosten bei der Erfassung von Dokumenten eingespart werden sollen. Mithilfe moderner Software ist genau dies für Unternehmen und Versicherungen zu realisieren. 

Dokumentenverarbeitung während Covid-19, dank Buildsimple 

Mit Buildsimple bedienen wir sämtliche Vorzüge, welche wir im Voraus erwähnt und ausformuliert haben. Angefangen bei der Analyse von Eingangsdokumenten mittels KI, bis hin zur Optimierung der Dokumente durch gezieltes trainieren. Dank unseres ausgereiften Machine Learnings, können wir menschliche Fehler im händischen Digitalisieren vermeiden und dieselben Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit realisieren lassen. Des weiteren hat Buildsimple mit dem erfolgreich bestandenen Zertifizierungsaudit nach ISO 27001 (Wikipedia), einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Sicherheit getan. Weitere Infos zu unseren sicheren Services finden Sie auf der Compliance-Seite.

Produktfunktionen im Detail:

  1. Dokumente werden automatisch sortiert
    Sämtliche Dokumente wie Verträge, Unterlagen und Kündigungen werden von Buildsimple als solche erfasst, klassifiziert und sortiert. Letzteres kann im Grad variiert werden und dem Mitarbeiter somit ein gewisses Maß an Eigenarbeit zur stichprobenartigen Kontrolle überlassen.
  2. Inhalte Auslesen und fachlich zuordnen
    Um Leerläufe der Fachabteilungen in Versicherungen und Unternehmen zu minimieren, können die Inhalte von Gutachten, Kostenvoranschlägen, Schadensmeldungen und vielen weiteren Dokumenten direkt weitergeleitet werden. Das sorgt auch im Home-Office für eine effiziente Bearbeitung.
  3. Legitimieren von Unterlagen, ohne persönlichen Kontakt
    Der Schutz vor Infektionen beginnt selbst bei Kleinigkeiten, wie der Legitimation von Daten mittels eines Ausweises. Diese Aufgabe kann von Buildsimple dank unserer Personalausweiserkennung ohne direkten Kontakt erledigt werden. Machen Sie sich um die Echtheit der erhaltenen Unterlagen daher keine Sorgen mehr.


Gerne beraten wir Sie unverbindlich zu Funktionen rund um Buildsimple.

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Damit Daten auf dem einfachsten Weg zu Mitarbeitern im Home-Office finden, müssen die Prozesse in Zeiten von Corona bestens optimiert sein. Dies gelingt am besten, wenn sich Unternehmen und Versicherungen auf die Vorteile der Digitalisierung durch Cloud Software einlassen. In Verbindung mit Machine Learning und KI für Dokumentenverarbeitung lassen sich neue Maßstäbe der Effizienz und Produktivität setzen. Buildsimple unterstützt Unternehmen und Versicherungen zu Zeiten der Corona Krise genau hierbei. Dank unserer Erfahrung im Umgang mit KI und Machine Learning, können wir das Fortbestehen unzähliger Unternehmen am Markt in der Covid-19 Krise sichern und die Performance steigern. 

Krisenbetroffene Unternehmen können daher auf unsere Leistung im Bereich der digitalen Dokumentenerfassung und Analyse zählen. Gemeinsam mit Buildsimple lassen sich die selbstgesetzten Standards für Unternehmen und Versicherungen mit einem Zuwachs an Produktivität und Leistung nach oben verschieben.

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